Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Rozmieszczenie akt na półkach w magazynie archiwum zakładowego odpowiada kolejności pozycji
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'w spisie zdawczo-odbiorczym' jest prawidłowa, ponieważ ten dokument stanowi kluczowy element w procesie zarządzania archiwum zakładowym. Spis zdawczo-odbiorczy to zestawienie, które szczegółowo dokumentuje przekazanie akt z jednej jednostki do drugiej, co jest niezbędne dla zapewnienia integralności i przejrzystości w obiegu dokumentów. W praktyce, spis ten zawiera informacje o poszczególnych teczkach, ich numerach, daty przekazania oraz osoby odpowiedzialne za ich odbiór. Właściwe zorganizowanie akt na regale w magazynie archiwum zgodnie z tym spisem umożliwia łatwe odnalezienie potrzebnych dokumentów oraz skuteczną kontrolę nad ich stanem. Dobre praktyki w zakresie archiwizacji podkreślają znaczenie prawidłowego prowadzenia spisów zdawczo-odbiorczych, co przyczynia się do efektywności pracy archiwistów oraz zachowania porządku w przechowywaniu informacji.
Odpowiedzi, które wskazują na inne spisy, takie jak spis teczek akt, spis spraw czy wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, nie są odpowiednie w kontekście pytania o układ akt na regale. Spis teczek akt, chociaż ważny, odnosi się głównie do zawartości poszczególnych teczek i nie określa ich układu w archiwum. Również spis spraw koncentruje się na ujęciu poszczególnych spraw, a nie na fizycznym rozmieszczeniu dokumentów. Z kolei wykaz spisów zdawczo-odbiorczych to dokument pomocniczy, ale nie ma on zastosowania do konkretnego układu akt w magazynie. Wiele osób popełnia błąd, zakładając, że wszelkie spisy archiwalne są równoważne i mogą być używane zamiennie, co prowadzi do nieporozumień w organizacji dokumentacji. Kluczowe jest zrozumienie, że każdy spis ma swoje unikalne funkcje i zastosowanie w kontekście archiwizacji. Dlatego, by efektywnie zarządzać dokumentacją, trzeba znać różnice między tymi narzędziami oraz ich zastosowanie w praktyce, co jest istotnym aspektem profesjonalnego zarządzania archiwami.