Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Podejmowanie próby uporządkowania dokumentacji w archiwum według chronologicznego, alfabetycznego czy strukturalno-rzeczowego układu może wydawać się na pierwszy rzut oka logiczne, jednak takie podejścia nie uwzględniają kluczowych wytycznych, jakie daje rzeczowy wykaz akt. Układ chronologiczny, choć ma swoje zastosowanie, nie ułatwia identyfikacji konkretnych akt, które powinny być przechowywane zgodnie z ich wartością archiwalną, a nie tylko datą wytworzenia. Z kolei układ alfabetyczny w ramach tytułów teczek może prowadzić do chaosu, gdyż nie odzwierciedla struktury dokumentacji i ich powiązań z różnymi obszarami działalności instytucji. Nie można również zapominać, że strukturalno-rzeczowy układ może być niewystarczający w przypadku dużych jednostek organizacyjnych, gdzie różnorodność dokumentów wymaga bardziej precyzyjnych wytycznych. Stosowanie systemu RWA jako podstawy do archiwizacji zapewnia, że dokumenty są przechowywane zgodnie z ich znaczeniem, co w dłuższej perspektywie wpływa na efektywność zarządzania dokumentacją i ułatwia dostęp do informacji. Naruszanie tej zasady może prowadzić do trudności w odnajdywaniu dokumentów oraz potencjalnych strat w obiegu informacji, co w dłuższej perspektywie zagraża integralności i wiarygodności instytucji.