Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Zorganizowany zbiór dokumentów w formie nieelektronicznej, ułożony według kolejności wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w jednostce, gdzie wdrożono system EZD, to
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Skład chronologiczny to zbiór dokumentacji, który jest uporządkowany zgodnie z datą wprowadzenia poszczególnych dokumentów do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). W kontekście EZD, skład chronologiczny odgrywa kluczową rolę w organizacji i archiwizacji dokumentów, umożliwiając łatwe śledzenie historii wprowadzonych materiałów oraz ich kolejności. W praktyce, skład chronologiczny może być wykorzystywany do tworzenia raportów, analizowania przepływu informacji w podmiocie, a także do kontroli nad obiegiem dokumentów. Standardy branżowe, takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają znaczenie odpowiedniego porządkowania dokumentów, co pozwala na ich efektywne odnajdywanie oraz zabezpieczanie przed utratą. Skład chronologiczny jest zatem fundamentem dla prawidłowego zarządzania dokumentacją w każdej organizacji, gdzie istotne jest utrzymanie porządku i dostępności informacji.
Wybór odpowiedzi, która nie jest skład chronologiczny, może wynikać z braku zrozumienia struktury zarządzania dokumentacją w systemie EZD. Skład informatycznych nośników danych odnosi się do sprzętu lub nośników, na których przechowywane są dane, takich jak dyski twarde czy pamięci USB, a nie do sposobu uporządkowania dokumentów. Rejestr pism wewnętrznych jest dokumentem, który służy do rejestrowania korespondencji wewnętrznej w organizacji, co również nie odpowiada na pytanie o uporządkowanie dokumentów według daty wprowadzenia. Podobnie, rejestr przesyłek wpływających koncentruje się na przychodzącej korespondencji, co nie obejmuje całego zbioru dokumentów. Typowym błędem w rozumieniu tematu jest utożsamianie różnych form rejestracji dokumentów z ich uporządkowaniem w kontekście EZD. Kluczowe znaczenie ma zrozumienie, że skład chronologiczny jest specyficznym podejściem do archiwizacji, które zapewnia, że dokumenty są łatwo dostępne i możliwe do śledzenia chronologicznie. Takie podejście wspiera transparentność oraz efektywność procesów wewnętrznych w organizacji, a jego stosowanie jest zgodne z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją.