Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W zakładzie archiwalnym kontrola nośników danych powinna być przeprowadzana co najmniej co raz na
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 5 lat jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją, przegląd nośników danych w archiwum zakładowym powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż co 5 lat. Przegląd ten ma na celu ocenę stanu nośników, ich dostępności oraz integralności przechowywanych danych. Regularne audyty pomagają zminimalizować ryzyko utraty informacji oraz zapewniają, że archiwizowane dane są wciąż zgodne z obowiązującymi przepisami. Przykładowo, w przypadku firm, które przechowują dane osobowe, regularne przeglądy są kluczowe dla zapewnienia zgodności z RODO. Warto również dodać, że 5-letni interwał przeglądów umożliwia odpowiednie planowanie zasobów oraz budżetu na ewentualne aktualizacje technologiczne. Przykładami dobrych praktyk w tej dziedzinie są stosowanie procedur audytowych oraz systemów monitorowania, które automatyzują proces odkrywania problemów z nośnikami danych.
Odpowiedzi 7 lat, 3 lata oraz 2 lata są niepoprawne z kilku powodów, które wynikają z niewłaściwego podejścia do przeglądów nośników danych oraz nieznajomości regulacji dotyczących zarządzania archiwami. Odpowiedź 7 lat sugeruje zbyt długi okres bez przeglądów, co naraża na ryzyko utraty danych. W praktyce, nośniki danych, szczególnie te starsze technologie, mogą ulegać degradacji, a ich stan należy kontrolować znacznie częściej. Z kolei 3 lata i 2 lata również nie spełniają wymogów standardów dotyczących bezpieczeństwa informacji. Zbyt krótkie okresy przeglądów mogą prowadzić do niepotrzebnego obciążenia zasobów organizacji, a także do kosztów związanych z nadmiernym zarządzaniem nośnikami. Istotne jest, aby przeglądy były przeprowadzane w zgodzie z zaleceniami instytucji zajmujących się archiwizacją, które podkreślają znaczenie systematyczności w tym zakresie. Błędne podejście do ustalania częstotliwości przeglądów może prowadzić do poważnych konsekwencji, jak na przykład niezgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych, co może skutkować karami finansowymi i stratą reputacji firmy. Kluczowe jest, aby dostosować procedury przeglądów do specyfiki organizacji oraz rodzaju przechowywanych danych, co zapewnia nie tylko ich bezpieczeństwo, ale i zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi.