Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór dziennika korespondencji, regulaminu organizacyjnego lub instrukcji archiwalnej jako narzędzi do nadawania symbolu klasyfikacyjnego nie jest zgodny z obowiązującymi standardami w zarządzaniu dokumentacją. Dziennik korespondencji jest najczęściej używany do rejestrowania przychodzącej i wychodzącej korespondencji, co ma na celu monitorowanie obiegu dokumentów, a nie ich klasyfikację. Nie służy on do systematyzowania akt ani nadawania im właściwych symboli, co powoduje, że jego zastosowanie w kontekście tego pytania jest niepoprawne. Regulamin organizacyjny określa zasady funkcjonowania jednostki, ale nie dostarcza narzędzi do konkretnej klasyfikacji dokumentów. Może zawierać ogólne wytyczne dotyczące obiegu dokumentów, ale nie precyzuje, jakie symbole należy stosować w odniesieniu do akt. Instrukcja archiwalna natomiast koncentruje się na procedurach związanych z archiwizowaniem dokumentów, a nie na ich klasyfikacji w toku obiegu. W konsekwencji, stosowanie tych dokumentów jako podstawy do nadawania symboli klasyfikacyjnych może prowadzić do nieporozumień i błędów w zarządzaniu dokumentacją. Kluczowym błędem myślowym jest mylenie różnych narzędzi i procesów związanych z dokumentacją oraz ich funkcji. Zrozumienie, że JRWA jako narzędzie klasyfikacyjne jest niezastąpione, pozwala uniknąć wielu problemów związanych z błędnym oznaczaniem akt i ich obiegiem.