Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Pomimo że regulamin organizacyjny, instrukcja archiwalna i dziennik korespondencji mogą być użyteczne w zarządzaniu dokumentacją, żadne z tych narzędzi nie są odpowiednie do nadawania właściwego symbolu klasyfikacyjnego. Regulamin organizacyjny definiuje struktury i procedury w danej organizacji, ale nie zawiera szczegółowych informacji dotyczących klasyfikacji dokumentów. Instrukcja archiwalna z kolei koncentruje się na zasadach przechowywania dokumentacji oraz jej późniejszej archiwizacji, lecz również nie dostarcza konkretnych symboli klasyfikacyjnych, które są kluczowe dla efektywnego zarządzania aktami. Dziennik korespondencji to narzędzie do rejestracji przychodzących i wychodzących dokumentów, jednak nie ma on charakteru klasyfikacyjnego. Często spotykanym błędem jest mylenie funkcji tych dokumentów z rzeczywistą potrzebą klasyfikacji akt. W praktyce, niewłaściwe użycie tych narzędzi może prowadzić do chaosu w dokumentacji, co z kolei może skutkować trudnościami w odnalezieniu informacji oraz naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Dlatego kluczowe jest, aby zawsze opierać się na rzeczowym wykazie akt, który jest standardowym narzędziem w archiwizacji i klasyfikacji dokumentów.