Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wykorzystanie niszczarki do przygotowania odwzorowania cyfrowego dokumentu jest fundamentalnym błędem. Niszczenie dokumentów polega na ich fizycznym zniszczeniu, co uniemożliwia jakiekolwiek ich zachowanie w formie cyfrowej. To podejście jest niepraktyczne w kontekście archiwizacji i zarządzania dokumentami, gdyż bez względu na techniki niszczenia, nie można odzyskać informacji, które zostały usunięte. Z kolei kserokopiarka, mimo że może tworzyć kopie dokumentów, nie przekształca ich w formę cyfrową, chyba że posiada funkcję skanera. Tradycyjne kserokopiarki generują tylko fizyczne kopie papierowe, które wymagają dalszego procesu skanowania, aby stały się dokumentami cyfrowymi. Użycie komputera w tym kontekście również jest nieodpowiednie, gdyż samo posiadanie komputera nie zapewnia możliwości skanowania dokumentów. Komputer może jedynie przechowywać i edytować już istniejące pliki cyfrowe. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe w kontekście prawidłowego zarządzania dokumentacją. Właściwe podejście do digitalizacji dokumentów opiera się na użyciu odpowiednich narzędzi, takich jak skanery, a nie na technikach, które prowadzą do ich zniszczenia lub tylko częściowego odwzorowania.