Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego w zbyt małej lub zbyt dużej ilości egzemplarzy może prowadzić do wielu problemów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Na przykład, przygotowanie takiego spisu w jednym egzemplarzu stwarza ryzyko, że kluczowe informacje mogą zostać utracone w przypadku zniszczenia lub zagubienia dokumentu. Z kolei sporządzenie dokumentu w dwóch egzemplarzach, mimo że teoretycznie może wydawać się wystarczające, nie uwzględnia potrzeby posiadania kopii dla każdej ze stron zaangażowanych w przekazanie, co jest kluczowe w przypadku ewentualnych nieporozumień. Ponadto, odpowiedź wskazująca na cztery egzemplarze wprowadza niepotrzebny nadmiar dokumentacji, co może obciążać system archiwizacji oraz prowadzić do zamieszania w zarządzaniu dokumentami. W praktyce, administracja dokumentów powinna opierać się na zasadach efektywności i oszczędności, a także na standardach archiwizacyjnych, które zalecają minimalizację redundantnych kopii. Często spotykanym błędem jest błędne przyjęcie, że większa liczba egzemplarzy automatycznie przekłada się na wyższą jakość zarządzania dokumentacją, podczas gdy kluczowym aspektem jest właśnie odpowiednia ilość i dostępność kopii dla zainteresowanych stron.