Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Choć na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że alfabetyczna kolejność nazwisk lub data wpływu dokumentu mogą być dobrymi sposobami na organizację teczek aktowych, to w praktyce są one niewystarczające. Alfabetyczna organizacja może być przydatna w przypadku archiwów personalnych, ale nie uwzględnia różnorodności dokumentów, takich jak pisma urzędowe, raporty czy faktury, które muszą być klasyfikowane według tematyki lub kategorii. W przypadku daty wpływu, choć zrozumiałe, że może mieć znaczenie przy bieżącym zarządzaniu dokumentacją, to w dłuższej perspektywie czasowej prowadzi do trudności w odnalezieniu dokumentów związanych z określoną sprawą czy projektem. Z kolei kolor okładki, mimo że może ułatwić wizualne rozróżnianie teczek, nie jest standardem akceptowanym w profesjonalnym zarządzaniu dokumentacją. Taka metoda może prowadzić do subiektywnych interpretacji i niejasności w identyfikacji zawartości teczek przez różnych pracowników. Właściwe oznaczenie teczek wymaga zrozumienia i zastosowania systemu klasyfikacyjnego, który zapewnia spójność, przejrzystość i łatwość dostępu do informacji.