Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W jakiej sytuacji należy wykonać skontrum zasobu archiwalnego?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "Po uporządkowaniu całego zasobu archiwum" jest jak najbardziej trafna. Skontrum zasobów archiwalnych to bardzo ważny krok w zarządzaniu dokumentami. To tak właściwie proces, który polega na uporządkowywaniu, klasyfikowaniu i skatalogowaniu dokumentów, więc jak już wszystko jest zrobione, to kontrola jakości jest niezbędna. Dzięki temu można zobaczyć, czy wszystko jest tak, jak być powinno i czy niczego nam nie brakuje. Wyobraź sobie archiwistę, który po zakończeniu porządkowania sprawdza, czy wszystkie papiery zostały odpowiednio poukładane i czy nie ma jakiś dziur w zbiorach. To są rzeczy, które widać w najlepszych praktykach, jak normy PN-ISO 15489, które wskazują na konieczność przeprowadzania audytów, żeby wszystko było w porządku. A skontrum jest także ważne przed różnymi pracami konserwatorskimi i digitalizacyjnymi, bo te prace najlepiej przeprowadzać na dobrze uporządkowanych materiałach.
Odpowiedzi typu "Po przeprowadzaniu ekspertyzy archiwalnej" i "Po każdym brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej" pokazują, że można się trochę pogubić w tym całym procesie zarządzania archiwum. Ekspertyza archiwalna to coś zupełnie innego, nie chodzi tu o porządkowanie, a o ocenę wartości dokumentów. Jakby się zrobiło skontrum po ekspertyzie, to może to nie uwzględniać tego, co jest teraz w zasobach, co potem może prowadzić do bałaganu w dokumentacji. W sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej to też nie jest bezpośrednio związane ze skontrum, bo ono dotyczy już uporządkowanych i ocenionych materiałów. Choćby odpowiedź "Po przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego" sugeruje, jakby cały proces miał miejsce dopiero po tym, jak wszystko trafi do archiwum, co pomija potrzebę wcześniejszego poukładania tych materiałów. Jak tak się robi, to można wprowadzić chaos i później może być trudno znaleźć potrzebne informacje. Widać, że tu jest typowy błąd, gdzie niektórzy mylą etapy zarządzania archiwum, co prowadzi do błędnych praktyk w organizacji pracy archiwum.