Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór lat 2012, 2013 lub 2011 jako najwcześniejszego momentu na wybrakowanie list obecności wytworzonych w 2010 roku opiera się na mylnym założeniu, że dokumenty mogą być usunięte zaraz po upływie krótkiego okresu. W rzeczywistości, standardy archiwizacji dokumentów wymagają ich przechowywania przez określony czas, co ma na celu zapewnienie integralności i dostępności informacji. Myślenie, że listy obecności można wybrakować po 2 czy 3 latach, nie uwzględnia przepisów oraz dobrych praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją. Często zdarza się, że użytkownicy zakładają, iż dokumenty mogą być usuwane tak szybko, jak to możliwe, co prowadzi do ryzykownych praktyk, takich jak przedwczesne wybrakowanie ważnych informacji. Według powszechnie uznawanej zasady, dokumenty takie jak listy obecności powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat, aby zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi oraz umożliwić weryfikację w przypadku kontroli. W praktyce, wybór wcześniejszych terminów jest nie tylko nieodpowiedni, ale może także prowadzić do utraty cennych danych. Dlatego kluczowe jest zrozumienie, że proces archiwizacji jest nie tylko kwestią wygody, ale także odpowiedzialności prawnej i organizacyjnej.