W sytuacji, gdy wszczynane jest postępowanie mające na celu zakończenie działalności podmiotu lub jego reorganizację prowadzącą do utworzenia nowego podmiotu, kierownik podmiotu informuje o tym zdarzeniu
Zgłoszenie do odpowiedniego archiwum państwowego o tym, że zamierzacie zlikwidować lub zreorganizować podmiot, to naprawdę istotny krok w zarządzaniu dokumentami. Zgodnie z przepisami w Polsce, jeżeli planujecie jakieś zmiany, musicie to zgłosić do archiwum. W praktyce to znaczy, że osoba zarządzająca powinna przygotować dokładną dokumentację dotyczącą stanu archiwalnego i poinformować archiwum o swoich zamiarach. Dzięki temu archiwum może określić, które dokumenty warto przechować, a które można zlikwidować, żeby zachować porządek. Przykład? Jeśli jakiś instytucja kultury zmienia się w nowy podmiot, to archiwum ma szansę zabezpieczyć i uporządkować wszystkie dokumenty. To wszystko wpisuje się w zasady zarządzania informacją oraz dobre praktyki w ochronie archiwów.
Zgłoszenie likwidacji czy reorganizacji podmiotu do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych czy nawet do ZUS nie spełnia wymogów prawnych w zakresie zarządzania dokumentacją w Polsce. Minister Kultury głównie zajmuje się polityką kulturalną, więc nie zajmuje się bezpośrednio sprawami archiwalnymi, więc nie macie obowiązku go informować o takich zmianach. Naczelny Dyrektor Archiwów ma nadzór, ale prawdziwą kontrolę nad sprawami archiwalnymi ma dyrektor lokalnego archiwum. Zgłoszenie do ZUS też nie ma sensu, bo oni raczej zajmują się ubezpieczeniami, a nie dokumentami archiwalnymi. Kluczowy błąd w myśleniu polega na myleniu tych różnych instytucji i ich obowiązków w prawie archiwalnym, co prowadzi do błędów w przekazywaniu informacji i chaosu w dokumentacji. Żeby dobrze zarządzać dokumentami i być zgodnym z prawem, trzeba dobrze rozumieć, jak każda z tych instytucji funkcjonuje.