Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W sytuacji, gdy państwowa instytucja organizacyjna na stałe kończy swoją działalność, materiały archiwalne powinny zostać przekazane do
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź dotycząca przekazania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego jest poprawna, ponieważ zgodnie z polskim prawem, w szczególności ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, materiały archiwalne jednostek organizacyjnych, które zaprzestają działalności, powinny być przekazywane do właściwych archiwów państwowych. Archiwa państwowe pełnią kluczową rolę w ochronie, przechowywaniu i udostępnianiu dokumentów, które są niezbędne do zachowania pamięci historycznej oraz wypełniania obowiązków prawnych. Przykładem zastosowania tej zasady może być sytuacja, w której instytucja publiczna, po zakończeniu swojej działalności, przekazuje swoje akta do archiwum, co umożliwia ich dalsze badania oraz dostęp dla zainteresowanych stron. Zgodność z tym procesem zapewnia również, że niezbędne dokumenty są odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem lub zagubieniem, co jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją i archiwizacją.
W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych, wybór organu założycielskiego jednostki lub likwidatora jako miejsca ich przekazania jest błędny, ponieważ te podmioty nie mają kompetencji do trwałego przechowywania dokumentacji w sposób zgodny z normami archiwalnymi. Organ założycielski, będący jednostką, która powołała daną instytucję, nie prowadzi działalności archiwalnej i jego zadania kończą się w momencie likwidacji jednostki. Likwidator jednostki organizacyjnej zajmuje się głównie sprawami finansowymi i prawnymi, nie ma jednak odpowiednich zasobów ani wiedzy o archiwizacji. Wybór firmy zajmującej się przechowalnictwem również nie jest właściwy, ponieważ takie podmioty często nie dysponują odpowiednimi standardami ochrony danych ani nie mają uprawnień do zarządzania materiałami archiwalnymi. Materiały archiwalne wymagają ochrony w odpowiednich warunkach, co gwarantują wyłącznie archiwa państwowe. Często spotykanym błędem jest mylenie archiwizacji z prostym przechowywaniem dokumentów, co prowadzi do nieodpowiedniego zarządzania materiałami, które mogą być nieodwracalnie utracone lub zniszczone. Właściwe archiwum państwowe zapewnia nie tylko przechowywanie, ale również odpowiednią klasyfikację i konserwację dokumentów, co jest kluczowe dla zachowania ich wartości historycznej i prawnej.