Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych, wybór organu założycielskiego jednostki lub likwidatora jako miejsca ich przekazania jest błędny, ponieważ te podmioty nie mają kompetencji do trwałego przechowywania dokumentacji w sposób zgodny z normami archiwalnymi. Organ założycielski, będący jednostką, która powołała daną instytucję, nie prowadzi działalności archiwalnej i jego zadania kończą się w momencie likwidacji jednostki. Likwidator jednostki organizacyjnej zajmuje się głównie sprawami finansowymi i prawnymi, nie ma jednak odpowiednich zasobów ani wiedzy o archiwizacji. Wybór firmy zajmującej się przechowalnictwem również nie jest właściwy, ponieważ takie podmioty często nie dysponują odpowiednimi standardami ochrony danych ani nie mają uprawnień do zarządzania materiałami archiwalnymi. Materiały archiwalne wymagają ochrony w odpowiednich warunkach, co gwarantują wyłącznie archiwa państwowe. Często spotykanym błędem jest mylenie archiwizacji z prostym przechowywaniem dokumentów, co prowadzi do nieodpowiedniego zarządzania materiałami, które mogą być nieodwracalnie utracone lub zniszczone. Właściwe archiwum państwowe zapewnia nie tylko przechowywanie, ale również odpowiednią klasyfikację i konserwację dokumentów, co jest kluczowe dla zachowania ich wartości historycznej i prawnej.