Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wykonywanie ekspertyzy archiwalnej w kontekście dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10, której okres przechowywania jeszcze nie minął, jest nieadekwatnym rozwiązaniem. Ekspertyza archiwalna dotyczy dokumentów, które są klasyfikowane jako archiwalne i w których to przypadku dokonuje się oceny wartości archiwalnej oraz podjęcia decyzji o ich dalszym przechowywaniu bądź likwidacji. W przypadku dokumentów niearchiwalnych, takich jak B10, które nie osiągnęły jeszcze wymaganego okresu przechowywania, nie ma podstaw do przeprowadzania tego rodzaju ekspertyzy, ponieważ dokumenty te powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi standardami przez ustalony czas. Podobnie, przeprowadzanie skontrum dokumentacji nie jest procedurą, która odnosiłaby się do dokumentów w trakcie ich przewidzianego okresu przechowywania. Skontrum to proces, który ma na celu weryfikację stanu fizycznego dokumentacji oraz jej zgodności z zapisami w ewidencji, co jest bardziej stosowane w przypadku dokumentacji, która ma być likwidowana lub archiwizowana. Propozycja przeprowadzenia dokładnego procesu brakowania również jest niewłaściwa, ponieważ brakowanie odnosi się do dokumentów, które osiągnęły koniec okresu przechowywania i można je zniszczyć. Wreszcie, zawarcie umowy na dalsze odpłatne przechowywanie to najlepsze podejście, które zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Nieprawidłowe zrozumienie tych procesów może prowadzić do nieodpowiedniego zarządzania dokumentacją, co z kolei przyczynia się do ryzyk związanych z utratą danych czy naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.