W przypadku likwidacji instytucji, dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10, której okres przechowywania jeszcze nie minął, należy
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
W przypadku dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10, która nie przekroczyła jeszcze przewidzianego okresu przechowywania, kluczowe jest zapewnienie jej odpowiedniego traktowania do momentu zakończenia tego okresu. Zawarcie umowy na dalsze odpłatne przechowywanie dokumentacji jest jedną z najlepszych praktyk w zarządzaniu dokumentami, ponieważ pozwala na zabezpieczenie informacji przed ich utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem. Przykładem może być sytuacja, w której instytucje publiczne lub prywatne muszą zarchiwizować dokumenty w sposób zgodny z regulacjami prawnymi oraz wewnętrznymi politykami. Zawarcie umowy z wyspecjalizowanym archiwum lub firmą zajmującą się przechowywaniem dokumentów pozwala na zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, jak również dostęp do dokumentacji w razie potrzeby. Dobrą praktyką jest także udokumentowanie tego procesu w formie odpowiednich umów oraz protokołów, które mogą być istotne w przypadku audytów lub kontroli. Warto również podkreślić, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, instytucje mają obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych i informacji, co czyni tego rodzaju działania nie tylko praktycznymi, ale i obowiązkowymi.
Wykonywanie ekspertyzy archiwalnej w kontekście dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10, której okres przechowywania jeszcze nie minął, jest nieadekwatnym rozwiązaniem. Ekspertyza archiwalna dotyczy dokumentów, które są klasyfikowane jako archiwalne i w których to przypadku dokonuje się oceny wartości archiwalnej oraz podjęcia decyzji o ich dalszym przechowywaniu bądź likwidacji. W przypadku dokumentów niearchiwalnych, takich jak B10, które nie osiągnęły jeszcze wymaganego okresu przechowywania, nie ma podstaw do przeprowadzania tego rodzaju ekspertyzy, ponieważ dokumenty te powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi standardami przez ustalony czas. Podobnie, przeprowadzanie skontrum dokumentacji nie jest procedurą, która odnosiłaby się do dokumentów w trakcie ich przewidzianego okresu przechowywania. Skontrum to proces, który ma na celu weryfikację stanu fizycznego dokumentacji oraz jej zgodności z zapisami w ewidencji, co jest bardziej stosowane w przypadku dokumentacji, która ma być likwidowana lub archiwizowana. Propozycja przeprowadzenia dokładnego procesu brakowania również jest niewłaściwa, ponieważ brakowanie odnosi się do dokumentów, które osiągnęły koniec okresu przechowywania i można je zniszczyć. Wreszcie, zawarcie umowy na dalsze odpłatne przechowywanie to najlepsze podejście, które zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Nieprawidłowe zrozumienie tych procesów może prowadzić do nieodpowiedniego zarządzania dokumentacją, co z kolei przyczynia się do ryzyk związanych z utratą danych czy naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.