Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Przekazywanie dokumentacji do instytucji lokalnej o dobrej renomie i długoletniej tradycji nie jest zgodne z przepisami prawa, ponieważ takie podmioty nie są uprawnione do przechowywania dokumentacji publicznej, co może prowadzić do jej utraty lub niewłaściwego zarządzania. Prawnym sukcesorem instytucji nie zawsze jest odpowiednią instytucją do przechowywania dokumentacji, szczególnie gdy nie ma formalnych przepisów regulujących taki transfer. Przekazywanie dokumentów do firm zajmujących się odpłatnym przechowalnictwem dokumentacji może budzić wątpliwości co do ochrony danych oraz dalszej dostępności dokumentów, ponieważ nie są one instytucjami publicznymi, a ich działania mogą nie być zgodne z zasadami archiwizacji. Błędem jest sądzenie, że lokalne archiwa będą miały mniej formalne podejście do zarządzania dokumentacją. To właśnie archiwa państwowe są zaprojektowane z myślą o przechowywaniu dokumentacji w sposób zapewniający ich dostępność, trwałość i zgodność z prawem. Niezrozumienie roli archiwów może prowadzić do sytuacji, w której wartościowe dokumenty będą narażone na niebezpieczeństwo zniszczenia lub niewłaściwego zarządzania, co jest niezgodne z najlepszymi praktykami w zakresie ochrony zasobów archiwalnych.