Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W sytuacji likwidacji jednostki publicznej lub samorządowej dokumenty kategorii A, które są młodsze niż 25 lat, powinny być przekazany protokolarnie
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź o przekazaniu dokumentacji do miejscowego archiwum państwowego jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami archiwizacji w Polsce. W przypadku likwidacji instytucji państwowej lub samorządowej, dokumentacja kategorii A, która nie ma jeszcze 25 lat, powinna być przekazywana do archiwów państwowych na podstawie Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Miejscowe archiwa państwowe mają za zadanie przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji, co zapewnia jej dostępność dla przyszłych pokoleń oraz umożliwia jej wykorzystanie w badaniach naukowych i administracyjnych. Przykładowo, gdy instytucja kultury, np. muzeum, zostaje zamknięta, wszystkie dokumenty, które nie osiągnęły wieku 25 lat, są przekazywane do lokalnego archiwum. Tam są one odpowiednio katalogowane i zabezpieczane, co stanowi przykład dobrych praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją oraz ochrony dziedzictwa kulturowego.
Przekazywanie dokumentacji do instytucji lokalnej o dobrej renomie i długoletniej tradycji nie jest zgodne z przepisami prawa, ponieważ takie podmioty nie są uprawnione do przechowywania dokumentacji publicznej, co może prowadzić do jej utraty lub niewłaściwego zarządzania. Prawnym sukcesorem instytucji nie zawsze jest odpowiednią instytucją do przechowywania dokumentacji, szczególnie gdy nie ma formalnych przepisów regulujących taki transfer. Przekazywanie dokumentów do firm zajmujących się odpłatnym przechowalnictwem dokumentacji może budzić wątpliwości co do ochrony danych oraz dalszej dostępności dokumentów, ponieważ nie są one instytucjami publicznymi, a ich działania mogą nie być zgodne z zasadami archiwizacji. Błędem jest sądzenie, że lokalne archiwa będą miały mniej formalne podejście do zarządzania dokumentacją. To właśnie archiwa państwowe są zaprojektowane z myślą o przechowywaniu dokumentacji w sposób zapewniający ich dostępność, trwałość i zgodność z prawem. Niezrozumienie roli archiwów może prowadzić do sytuacji, w której wartościowe dokumenty będą narażone na niebezpieczeństwo zniszczenia lub niewłaściwego zarządzania, co jest niezgodne z najlepszymi praktykami w zakresie ochrony zasobów archiwalnych.