Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W przypadku rozwiązania jednostki organizacyjnej, dokumenty archiwalne przechowywane w archiwum zakładowym powinny zostać przekazane do
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Właściwe terytorialnie archiwum państwowe jest odpowiedzialne za przechowywanie materiałów archiwalnych, które zostały wyprodukowalne przez jednostki organizacyjne. Po likwidacji jednostki, wszelkie materiały archiwalne muszą być przekazane do archiwum państwowego zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. To zapewnia, że dokumentacja będzie przechowywana w odpowiednich warunkach, zgodnie z normami konserwatorskimi oraz zasadami dostępu do informacji publicznej. Przykładowo, jeżeli firma zajmująca się archiwizacją posiada zbiory dokumentów historycznych, to po likwidacji tej firmy, jej archiwa powinny być przekazane do archiwum państwowego, co umożliwia ich dalsze badanie i dostępność dla przyszłych pokoleń. Przechowywanie dokumentów w archiwum państwowym zapewnia także ich bezpieczeństwo oraz odpowiednią ochronę przed zniszczeniem czy utratą. W praktyce, taki proces przekazywania archiwów powinien być dobrze udokumentowany i przeprowadzony w zgodzie z procedurami, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania archiwami.
Wybór niewłaściwego podmiotu do przekazania materiałów archiwalnych po likwidacji jednostki organizacyjnej może prowadzić do wielu konsekwencji. Przykładowo, przekazanie materiałów do organizatora likwidowanej jednostki organizacyjnej jest błędne, ponieważ ten podmiot nie ma kompetencji ani odpowiednich zasobów do długoterminowego przechowywania dokumentów. Często tego typu organizacje nie dysponują odpowiednimi warunkami przechowalniczymi ani wiedzą na temat archiwizacji, co stwarza ryzyko utraty lub zniszczenia cennych materiałów. Również archiwum Ministerstwa Kultury nie jest odpowiednim miejscem do przechowywania wszystkich rodzajów materiałów archiwalnych, a odpowiedzialność ta leży głównie w gestii archiwów państwowych. Przekazywanie materiałów do firmy przechowalniczej jest także nieodpowiednie, gdyż nie każda firma tego typu ma doświadczenie w archiwizacji, co może prowadzić do nieprawidłowego zarządzania dokumentacją. W praktyce, działania te mogą skutkować niezgodnością z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz innymi regulacjami prawnymi, co naraża organizację na konsekwencje prawne. Dlatego tak ważne jest, aby przekazywać materiały archiwalne bezpośrednio do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, które posiada odpowiednie zasoby i wiedzę do ich zabezpieczenia.