Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Podejście do przekazania dokumentacji do profesjonalnej firmy zajmującej się przechowalnictwem akt przemawia przede wszystkim za nieprawidłowym zrozumieniem roli takich instytucji. Firmy te zazwyczaj zajmują się archiwizowaniem dokumentów, a nie ich bieżącym zarządzaniem. Dokumentacja niearchiwalna, w kontekście przekształcenia jednostki, jest nadal istotna w kontekście operacyjnym i nie powinna być oddawana w ręce podmiotów zewnętrznych, które nie będą w stanie zapewnić ciągłości operacji jednostki. Kolejnym błędem jest sugerowanie przekazywania dokumentów do właściwego archiwum państwowego, co jest stosowne jedynie w przypadku dokumentacji archiwalnej, a nie niearchiwalnej, która wymaga zarządzania na poziomie operacyjnym. Ponadto, żądanie niezwłocznego wybrakowania dokumentacji jest sprzeczne z zasadami ochrony danych oraz obowiązkami jednostek w zakresie zarządzania informacją. Wprawdzie proces wybrakowania jest częścią polityki zarządzania dokumentacją, ale musi być przeprowadzony z zachowaniem określonych procedur, aby uniknąć utraty cennych danych operacyjnych. W praktyce, mylenie tych procesów prowadzi do chaosu w zarządzaniu informacją i może mieć poważne konsekwencje prawne oraz finansowe dla jednostki.