Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W sytuacji, gdy jedna jednostka organizacyjna jest przekształcana w inną, dokumentacja niearchiwalna tej jednostki ulega
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Przekazanie dokumentacji niearchiwalnej jednostki przekształcanej do jednostki, która przejmuje jej działalność, jest zgodne z zasadami ciągłości działania oraz zarządzania dokumentacją. W praktyce oznacza to, że nowa jednostka przejmuje odpowiedzialność za gromadzenie, przechowywanie i ewentualne dalsze przetwarzanie dokumentów. Przykładowo, w przypadku przekształcenia publicznej instytucji kultury, dokumentacja dotycząca projektów, umów i działań powinna trafić do nowego zarządzającego, aby zapewnić zachowanie ciągłości w działaniach oraz ochronę praw i obowiązków. Warto zaznaczyć, że przekazanie dokumentacji odbywa się zgodnie z regulacjami prawnymi, które wskazują na potrzebę zachowania odpowiednich standardów przechowywania akt. Zgodnie z ustawą o archiwizacji, dokumenty powinny być przekazywane w stanie umożliwiającym ich dalsze wykorzystanie, co jest istotne dla ewentualnych audytów czy innych działań kontrolnych.
Podejście do przekazania dokumentacji do profesjonalnej firmy zajmującej się przechowalnictwem akt przemawia przede wszystkim za nieprawidłowym zrozumieniem roli takich instytucji. Firmy te zazwyczaj zajmują się archiwizowaniem dokumentów, a nie ich bieżącym zarządzaniem. Dokumentacja niearchiwalna, w kontekście przekształcenia jednostki, jest nadal istotna w kontekście operacyjnym i nie powinna być oddawana w ręce podmiotów zewnętrznych, które nie będą w stanie zapewnić ciągłości operacji jednostki. Kolejnym błędem jest sugerowanie przekazywania dokumentów do właściwego archiwum państwowego, co jest stosowne jedynie w przypadku dokumentacji archiwalnej, a nie niearchiwalnej, która wymaga zarządzania na poziomie operacyjnym. Ponadto, żądanie niezwłocznego wybrakowania dokumentacji jest sprzeczne z zasadami ochrony danych oraz obowiązkami jednostek w zakresie zarządzania informacją. Wprawdzie proces wybrakowania jest częścią polityki zarządzania dokumentacją, ale musi być przeprowadzony z zachowaniem określonych procedur, aby uniknąć utraty cennych danych operacyjnych. W praktyce, mylenie tych procesów prowadzi do chaosu w zarządzaniu informacją i może mieć poważne konsekwencje prawne oraz finansowe dla jednostki.