W przypadku rozwiązania instytucji, formą zabezpieczenia nieprzeterminowanej dokumentacji kat.B jest
Zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym na odpłatne dalsze przechowywanie dokumentacji jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Tego rodzaju umowa zapewnia, że dokumentacja kat. B, która jest klasyfikowana jako dokumentacja mająca znaczenie dla działalności instytucji, jest przechowywana w odpowiednich warunkach, zgodnych z regulacjami prawnymi oraz minimalnymi standardami bezpieczeństwa. Przechowywanie dokumentacji w wyspecjalizowanych instytucjach zewnętrznych często wiąże się z profesjonalizmem w zakresie archiwizacji, co gwarantuje właściwe zabezpieczenie, dostępność oraz możliwość audytowania procesu przechowywania. W praktyce, takie umowy obejmują również zasady dotyczące przekazywania dokumentów, ich zniszczenia po upływie okresu przechowywania oraz dostęp do dokumentacji w razie potrzeby, co zwiększa efektywność zarządzania informacją. Co więcej, korzystanie z usług zewnętrznych podmiotów może być mniej kosztowne i bardziej efektywne niż utrzymywanie własnego archiwum, co jest istotne w kontekście optymalizacji kosztów operacyjnych instytucji.
Propozycje dotyczące wykonywania spisów zdawczo-odbiorczych i przesyłania ich do archiwum państwowego, składania dokumentacji w dobrze zabezpieczonym magazynie oraz przekazywania jej zaufanemu pracownikowi archiwum zakładowego nie są adekwatnymi rozwiązaniami w kontekście likwidacji instytucji. Spisy zdawczo-odbiorcze mogą być użyteczne na etapie przekazywania dokumentacji, ale same w sobie nie zapewniają bezpiecznego przechowywania. Przesyłanie dokumentacji do archiwum państwowego wiąże się z dodatkowymi procedurami i nie zawsze jest możliwe, jeśli instytucja nie spełnia określonych kryteriów. Składanie dokumentacji w magazynie może wydawać się rozwiązaniem, jednak brak zewnętrznej weryfikacji i profesjonalizmu w zakresie archiwizacji stwarza ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów. Zaufanie do pracownika archiwum zakładowego, mimo że jest ważne, nie daje gwarancji bezpieczeństwa dokumentów, zwłaszcza w kontekście likwidacji, gdzie mogą występować nieprzewidziane okoliczności. Każda z tych koncepcji pomija kluczowy aspekt, jakim jest zapewnienie profesjonalnego i zgodnego z przepisami przechowywania dokumentacji, co jest możliwe jedynie dzięki współpracy z wyspecjalizowanymi podmiotami zewnętrznymi, które dysponują odpowiednimi zasobami i doświadczeniem w tym zakresie.