Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Obecność kierownika biura prawnego w komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej aktowej może wydawać się korzystna, jednak nie jest to odpowiednia rola w kontekście analizy konkretnych akt. Kierownik biura prawnego skupia się na aspektach prawnych organizacji, a niekoniecznie na merytorycznej ocenie dokumentacji. W związku z tym, może pomijać kluczowe elementy związane z wartością dokumentów w kontekście organizacyjnym. Przedstawiciel archiwum państwowego, choć odpowiedzialny za kwestie archiwizacji, nie jest z reguły osobą, która posiada szczegółową wiedzę na temat funkcjonowania i potrzeb danej komórki, co może prowadzić do błędnych ocen. Również przedstawiciel firmy zajmującej się zagubioną dokumentacją nie ma wystarczającej wiedzy ani kontekstu do oceny wartości akt. Kluczowym błędem w myśleniu jest założenie, że osoby z zewnątrz lub z innych działów mogą dokładnie ocenić znaczenie dokumentacji. W rzeczywistości, aby przeprowadzić rzetelną ocenę, konieczna jest głęboka znajomość kontekstu, w jakim dokumenty zostały stworzone oraz ich aktualne znaczenie dla funkcjonowania organizacji. Tylko osoba, która na co dzień pracuje z tymi dokumentami, może podjąć właściwą decyzję o ich dalszym losie.