Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W skład komisji zajmującej się oceną dokumentacji niearchiwalnej aktowej wchodzą
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Kierownik komórki, której akta podlegają ocenie, odgrywa kluczową rolę w procesie analizy dokumentacji niearchiwalnej aktowej. Jego obecność w komisji zapewnia, że dokumenty są oceniane przez osobę, która ma pełne zrozumienie ich kontekstu, wartości merytorycznej oraz znaczenia w ramach organizacji. W praktyce, kierownik ten zna nie tylko szczegóły dotyczące samej dokumentacji, ale także cele i procedury, które były realizowane w danej jednostce. Zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją, ważne jest, aby w procesie oceny brały udział osoby, które są bezpośrednio zaangażowane w działalność, do której dokumenty się odnoszą. Dzięki temu możliwe jest podejmowanie bardziej świadomych decyzji, dotyczących dalszego przechowywania, archiwizacji lub zniszczenia dokumentów. Dodatkowo, obecność kierownika komórki sprzyja lepszemu zrozumieniu i przestrzeganiu standardów dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentacją, takich jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją.
Obecność kierownika biura prawnego w komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej aktowej może wydawać się korzystna, jednak nie jest to odpowiednia rola w kontekście analizy konkretnych akt. Kierownik biura prawnego skupia się na aspektach prawnych organizacji, a niekoniecznie na merytorycznej ocenie dokumentacji. W związku z tym, może pomijać kluczowe elementy związane z wartością dokumentów w kontekście organizacyjnym. Przedstawiciel archiwum państwowego, choć odpowiedzialny za kwestie archiwizacji, nie jest z reguły osobą, która posiada szczegółową wiedzę na temat funkcjonowania i potrzeb danej komórki, co może prowadzić do błędnych ocen. Również przedstawiciel firmy zajmującej się zagubioną dokumentacją nie ma wystarczającej wiedzy ani kontekstu do oceny wartości akt. Kluczowym błędem w myśleniu jest założenie, że osoby z zewnątrz lub z innych działów mogą dokładnie ocenić znaczenie dokumentacji. W rzeczywistości, aby przeprowadzić rzetelną ocenę, konieczna jest głęboka znajomość kontekstu, w jakim dokumenty zostały stworzone oraz ich aktualne znaczenie dla funkcjonowania organizacji. Tylko osoba, która na co dzień pracuje z tymi dokumentami, może podjąć właściwą decyzję o ich dalszym losie.