Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W przypadku likwidacji instytucji, aby zabezpieczyć dokumentację kategorii B10, której czas przechowywania jeszcze nie upłynął, należy
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym na dalsze odpłatne przechowywanie dokumentacji kategorii B10 jest kluczowe w sytuacji likwidacji instytucji. Takie działanie pozwala na zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz o archiwach. Dokumenty kategorii B10, które mają jeszcze aktywny okres przechowywania, muszą być chronione do momentu, gdy upłynie termin ich przechowywania. Przykład praktyczny zastosowania tej procedury można znaleźć w instytucjach publicznych, które po likwidacji decydują się na współpracę z wyspecjalizowanymi archiwami prywatnymi, które oferują zarówno przechowywanie, jak i dodatkowe usługi związane z zarządzaniem dokumentacją. Warto zwrócić uwagę, że umowa z podmiotem zewnętrznym powinna precyzować odpowiedzialność za dokumentację oraz warunki jej przechowywania, aby spełniała wymogi bezpieczeństwa i dostępu do informacji. Taka praktyka jest zgodna z zasadami zarządzania dokumentacją oraz audytu, które przewidują, że dokumenty nie mogą być pozostawione bez nadzoru po likwidacji instytucji.
Przekazanie akt do archiwum państwowego, przeprowadzenie dokładnego procesu brakowania czy wykonanie ekspertyzy archiwalnej to koncepcje, które nie odpowiadają obowiązującym procedurom w przypadku likwidacji instytucji. Przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego jest możliwe tylko w kontekście dokumentów, których okres przechowywania już minął lub które są uznawane za wartościowe historycznie. W sytuacji, gdy dokumenty kategorii B10 wciąż są w okresie przechowywania, ich przekazanie jest niezgodne z obowiązującymi regulacjami. Proces brakowania dotyczy dokumentów, które można zniszczyć na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów, jednak w przypadku dokumentacji, która powinna być przetrzymywana, brakowanie jest niewłaściwe. Ekspertyza archiwalna, chociaż cennym narzędziem w zarządzaniu dokumentacją, nie jest wystarczająca, jeśli chodzi o zabezpieczenie dokumentów w trakcie likwidacji instytucji. Typowe błędy w myśleniu obejmują założenie, że dokumenty można dowolnie przekazywać lub likwidować bez względu na ich status oraz aktualny okres przechowywania. Takie podejście może prowadzić do naruszenia przepisów prawa oraz narażenia instytucji na odpowiedzialność prawną.