W sytuacji stwierdzenia niezgodności spisu zdawczo-odbiorczego z zawartością przekazanych na jego podstawie teczek archiwista zakładowy
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
W sytuacji stwierdzenia niezgodności spisu zdawczo-odbiorczego z zawartością przekazanych teczek, archiwista zakładowy ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji. Ta procedura jest zgodna z zasadami zarządzania dokumentacją i archiwizacją, które podkreślają znaczenie dokładności i rzetelności w procesie przekazywania dokumentów. Niezgodność może wskazywać na błędy w dokumentacji, co może prowadzić do poważnych problemów w przyszłości, takich jak trudności w dostępie do informacji lub ich niewłaściwe wykorzystanie. Przykładem tego może być sytuacja, w której ważne dokumenty są pominięte w spisie, co może skutkować brakiem dostępu do istotnych informacji w przypadku audytu lub kontroli. W takich przypadkach, aby zapewnić integralność archiwum, archiwista powinien skontaktować się z osobą odpowiedzialną za przygotowanie spisu i ścisłą współpracę w celu wyjaśnienia niezgodności. Działania te są zgodne z najlepszymi praktykami archiwizacji, które nakładają obowiązek weryfikacji i potwierdzenia zgodności dokumentacji przed jej przyjęciem do archiwum.
Odpowiedzi sugerujące poprawę spisu zdawczo-odbiorczego lub porządkowanie teczek aktowych w sytuacji, gdy występują niezgodności, są niepoprawne. W pierwszym przypadku poprawianie spisu może prowadzić do wprowadzenia dodatkowych błędów, a także do utraty zaufania do całego procesu zarządzania dokumentacją. Należy pamiętać, że spis zdawczo-odbiorczy jest dokumentem, który powinien odzwierciedlać rzeczywisty stan zawartości teczek, a wszelkie niezgodności powinny być rozwiązywane przed jego akceptacją. W praktyce, poprawa spisu bez wcześniejszego zidentyfikowania i skorygowania źródła problemu może skutkować niekompletną lub zniekształconą dokumentacją archiwalną, co jest niezgodne z zasadami rzetelności i transparentności w zarządzaniu danymi. Ponadto, wnioskowanie o zgodę na zmianę instrukcji kancelaryjnej w obliczu niezgodności jest działaniem obok problemu. Instrukcje te powinny być ustalane na podstawie ugruntowanej praktyki i nie mogą być zmieniane w reakcji na pojedyncze przypadki. Zmiany te powinny być wprowadzane tylko w sytuacji, gdy istnieje udokumentowana potrzeba wynikająca z analizy szerszych trendów w zarządzaniu dokumentacją. Podobnie, porządkowanie teczek aktowych bez rozwiązania kwestii niezgodności prowadziłoby do dalszego zamieszania i mogłoby zniekształcić proces archiwizacji.