Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Obieg i ewidencja dokumentów Prawo i normy archiwalne
W przypadku wykrycia rozbieżności między spisem zdawczo-odbiorczym a zawartością teczek przekazanych na jego podstawie archiwista zakładowy
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Jak zauważyłeś, jeżeli spis zdawczo-odbiorczy nie zgadza się z zawartością teczek, to archiwista ma pełne prawo odmówić przyjęcia tych dokumentów. To wszystko dlatego, że dokładność i rzetelność w przekazywaniu dokumentów to podstawa. Jakiekolwiek niezgodności mogą prowadzić do sporych problemów w przyszłości, na przykład trudności z dostępem do istotnych informacji. Wyobraź sobie sytuację, gdy istotne dokumenty są pominięte w spisie – to może przysporzyć kłopotów w czasie audytu. W takich przypadkach archiwista powinien skontaktować się z osobą, która ten spis przygotowała, żeby wszystko dokładnie wyjaśnić. To naprawdę ważne, żeby mieć wszystko w zgodzie przed przyjęciem dokumentów do archiwum, bo to najlepsza praktyka w archiwizacji.