Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Przechowywanie dokumentów w archiwum według koloru koperty i rozmiaru dokumentu jest podejściem niepraktycznym i nieefektywnym. Tego rodzaju kryteria nie dostarczają żadnych informacji na temat zawartości dokumentów, co znacznie utrudnia ich późniejsze odnalezienie i sklasyfikowanie. Takie podejście nie odnosi się do rzeczywistej wartości informacji zawartej w dokumentach, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania archiwum. Podobnie, rok produkcji segregatora i rodzaj materiału, z którego jest wykonany, nie mają żadnego znaczenia dla wartości archiwalnej dokumentu. Tego rodzaju kryteria mogą być używane jedynie do kwestii związanych z konserwacją fizyczną dokumentów, ale nie są istotne dla ich klasyfikacji czy przechowywania w kontekście zarządzania informacją. Z kolei przechowywanie dokumentów według imienia i nazwiska archiwisty oraz daty przyjęcia jest podejściem pozbawionym logiki operacyjnej. Nie dostarcza to żadnych informacji o zawartości dokumentów ani ich znaczeniu dla organizacji. W praktyce archiwalnej ważne jest, aby przechowywanie dokumentów było oparte na kryteriach merytorycznych, które umożliwiają łatwy dostęp i odnalezienie potrzebnych informacji. Poprawna klasyfikacja dokumentów jest kluczowa dla ich efektywnego zarządzania, co przekłada się na lepsze funkcjonowanie całej instytucji.