Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wnioski o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej muszą być precyzyjne i zawierać istotne informacje, które potwierdzają zasadność ich niszczenia. Propozycje takie jak spis dokumentacji czy wykazy spisów do zniszczenia, choć mogą wydawać się odpowiednie, nie dostarczają pełnego kontekstu dotyczącego upływu okresu przechowywania i wartości dokumentów. Spis dokumentacji niearchiwalnej, po pierwsze, nie odnosi się bezpośrednio do kwestii obowiązujących norm czasowych, co jest kluczowe w procesie brakowania. Warto zauważyć, że każda jednostka organizacyjna ma obowiązek przestrzegania terminów przechowywania, które są ściśle regulowane. Z kolei wyciąg ze statutu czy regulaminu organizacyjnego nie dostarcza konkretnej informacji dotyczącej wartości dokumentacji i nie jest wystarczający, aby uzasadnić jej brakowanie. Protokół oceny dokumentacji również nie jest wystarczającym dowodem na to, że materiały utraciły swoją wartość dowodową; ostateczna decyzja o ich brakowaniu powinna opierać się na kompleksowej analizie, w tym również na oświadczeniach o upływie okresu przechowywania. Typowym błędem myślowym jest założenie, że zbiór dokumentów, który nie jest już używany, można po prostu zniszczyć bez uprzedniej analizy jego historii i wartości. Takie podejście może narazić jednostkę na utratę istotnych informacji i konsekwencje prawne związane z niewłaściwym zarządzaniem dokumentacją.