Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Podanie o zgodę na brakowanie musi zawierać
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź wskazująca na oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, jest poprawna, ponieważ zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, niezbędne jest potwierdzenie, że dany zbiór dokumentów osiągnął termin przechowywania, co skutkuje jego brakiem wartości dla jednostki. Tego rodzaju oświadczenie powinno zawierać szczegółowe informacje dotyczące konkretnego okresu przechowywania, a także argumentację dotyczącą utraty wartości dowodowej dokumentacji. Przykładowo, jeżeli dokumenty dotyczące umowy wygasły, a okres ich przechowywania minął, jednostka organizacyjna musi wykazać, że dokumenty nie mają już znaczenia dla przyszłych działań lub rozliczeń. Takie podejście jest zgodne z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją i archiwizacją, które zalecają regularne przeglądanie zasobów w celu eliminacji zbędnych materiałów i optymalizacji przestrzeni archiwalnej. Rzetelne wypełnienie takich wniosków ułatwia późniejsze procesy kontrolne i audytowe, co jest istotnym elementem zarządzania informacją.
Wnioski o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej muszą być precyzyjne i zawierać istotne informacje, które potwierdzają zasadność ich niszczenia. Propozycje takie jak spis dokumentacji czy wykazy spisów do zniszczenia, choć mogą wydawać się odpowiednie, nie dostarczają pełnego kontekstu dotyczącego upływu okresu przechowywania i wartości dokumentów. Spis dokumentacji niearchiwalnej, po pierwsze, nie odnosi się bezpośrednio do kwestii obowiązujących norm czasowych, co jest kluczowe w procesie brakowania. Warto zauważyć, że każda jednostka organizacyjna ma obowiązek przestrzegania terminów przechowywania, które są ściśle regulowane. Z kolei wyciąg ze statutu czy regulaminu organizacyjnego nie dostarcza konkretnej informacji dotyczącej wartości dokumentacji i nie jest wystarczający, aby uzasadnić jej brakowanie. Protokół oceny dokumentacji również nie jest wystarczającym dowodem na to, że materiały utraciły swoją wartość dowodową; ostateczna decyzja o ich brakowaniu powinna opierać się na kompleksowej analizie, w tym również na oświadczeniach o upływie okresu przechowywania. Typowym błędem myślowym jest założenie, że zbiór dokumentów, który nie jest już używany, można po prostu zniszczyć bez uprzedniej analizy jego historii i wartości. Takie podejście może narazić jednostkę na utratę istotnych informacji i konsekwencje prawne związane z niewłaściwym zarządzaniem dokumentacją.