Zasada proweniencji w archiwistyce zakłada, że
Zasada proweniencji jest jedną z kluczowych zasad w archiwistyce i ma ogromne znaczenie dla organizacji dokumentów w archiwach. Polega ona na tym, że dokumenty powinny być przechowywane zgodnie z ich pochodzeniem, co oznacza, że należy je grupować według jednostki lub osoby, która je utworzyła. Dzięki temu zachowuje się kontekst, w którym dokumenty powstały, co pozwala lepiej zrozumieć ich treść i znaczenie. Z praktycznego punktu widzenia, stosowanie zasady proweniencji ułatwia badaczom i archiwistom odnajdywanie powiązań między dokumentami oraz ich badanie w kontekście historycznym czy administracyjnym. Jest to standardowa praktyka w archiwach na całym świecie i jest zgodna z międzynarodowymi standardami, takimi jak ISAD(G). Dobre praktyki archiwalne podkreślają również znaczenie zachowania oryginalnego układu dokumentów i unikania niepotrzebnego przemieszczania poszczególnych elementów pomiędzy grupami dokumentów.
Ułożenie dokumentów alfabetycznie może wydawać się intuicyjnym rozwiązaniem, jednak w praktyce archiwalnej nie jest to efektywne podejście. Archiwa przechowują dokumenty w sposób, który odzwierciedla ich oryginalny kontekst i pochodzenie, co jest kluczową zasadą dla zachowania ich wartości badawczej. Uporządkowanie alfabetyczne może prowadzić do utraty kontekstu i utrudniać badania historyczne. Podobnie, przechowywanie dokumentów według daty ich utworzenia nie zawsze jest praktyczne ani efektywne w archiwistyce. Chociaż czasem datowanie ma znaczenie dla konkretnych badań, zasada proweniencji skupia się raczej na zachowaniu kontekstu pochodzenia niż na chronologii. Podział dokumentów według działu, z którego pochodzą, również może prowadzić do trudności w zachowaniu integralności archiwalnej. W tym podejściu, podobnie jak w przypadku dzielenia według innych kryteriów, istnieje ryzyko rozbicia oryginalnych kolekcji dokumentów, co utrudnia pełne zrozumienie ich znaczenia i zastosowania. Zasada proweniencji, mimo że może wydawać się mniej intuicyjna, jest uznawana za najlepszą praktykę w archiwistyce, ponieważ pozwala na zachowanie integralności dokumentów oraz ich kontekstu historycznego i strukturalnego.