Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

W kontekście składnic akt kluczowe jest zrozumienie różnicy pomiędzy materiałami archiwalnymi a dokumentacją niearchiwalną. Odpowiedzi sugerujące, że zasób składnicy akt zawiera tylko materiały archiwalne (kategoria A) są mylące. Materiały archiwalne to dokumenty, które mają wartość historyczną lub prawną i są przechowywane na dłuższy okres, co zupełnie nie odnosi się do zasobów składnicy akt, które koncentrują się na bieżącej dokumentacji. Podobnie, połączenie zasobu historycznego z dokumentacją niearchiwalną w jednym zestawieniu nie odzwierciedla rzeczywistego stanu rzeczy, ponieważ zasoby historyczne są zarezerwowane dla materiałów, które wykazują długoterminową wartość. W praktyce, wiele instytucji popełnia błąd, nie rozróżniając tych dwóch kategorii, co prowadzi do nieefektywnego zarządzania dokumentacją. Ignorowanie wytycznych dotyczących przechowywania dokumentów skutkuje chaosem w archiwizacji oraz problemami z dostępem do informacji, co może być szczególnie problematyczne w kontekście przepisów o ochronie danych osobowych. Kluczowe jest, aby organizacje stosowały się do standardów zarządzania dokumentacją, takich jak ISO 15489, aby uniknąć pułapek związanych z niewłaściwym klasyfikowaniem dokumentacji oraz zapewnić, że zasoby są odpowiednio zarządzane zgodnie z ich rzeczywistą wartością i przeznaczeniem.