Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Kwerenda, jako termin związany z wyszukiwaniem w bazach danych, nie odnosi się bezpośrednio do zestawienia sygnatur akt. Kwerenda jest narzędziem służącym do formułowania zapytań w celu uzyskania konkretnych informacji z dużych zbiorów danych. W kontekście archiwistyki, kwerenda mogłaby być użyta do wyszukiwania dokumentów według określonych kryteriów, jednak nie służy jako mechanizm porównywania starych i nowych sygnatur. Zastosowanie kwerendy zamiast konkordancji może prowadzić do błędnych wniosków, gdyż użytkownik mógłby sądzić, że wyszukiwanie wystarczy do zrozumienia relacji między różnymi sygnaturami. Kontrasygnata, z drugiej strony, odnosi się do procedury zatwierdzania dokumentów przez odpowiednią osobę lub instytucję, a więc nie jest narzędziem do zestawiania sygnatur. Użytkownicy mogą mylnie uznać kontrasygnatę za metodę porównawczą, co ignoruje jej zasadniczą funkcję w procesach decyzyjnych i zatwierdzających. Kurenda, zazwyczaj odnosząca się do ogłoszeń publicznych, nie ma zastosowania w kontekście archiwizowania dokumentów i też jest stosunkowo nieznana w praktykach archiwalnych. Używanie niewłaściwych terminów w kontekście archiwizacji może prowadzić do dezorientacji oraz nieefektywności w zarządzaniu dokumentami, dlatego kluczowe jest zrozumienie i właściwe stosowanie pojęć takich jak konkordancja w kontekście organizacji i zarządzania archiwami.