Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kto wydaje zgodę na zniszczenie dokumentacji o charakterze manipulacyjnym (Bc)?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "dyrektor właściwego archiwum państwowego" jest poprawna, ponieważ to on jest odpowiedzialny za nadzór nad archiwizacją i brakowaniem dokumentacji w danej jednostce. Zgodnie z przepisami prawa, to dyrektor archiwum państwowego decyduje o zgodzie na brakowanie dokumentów o charakterze manipulacyjnym, które nie są już potrzebne do celów administracyjnych, prawnych lub historycznych. Przykładem zastosowania tej zasady może być sytuacja, w której jednostka organizacyjna ma dokumenty, które były przechowywane przez wiele lat, ale nie mają one wartości dowodowej ani nie są istotne dla historii firmy. W takim przypadku, aby nie obciążać archiwum zbędnymi dokumentami, kierownik komórki powinien wystąpić do dyrektora archiwum państwowego z wnioskiem o zgodę na ich brakowanie. Ważne jest, aby każda decyzja o brakowaniu była udokumentowana i oparta na odpowiednich przepisach, co pozwala na zachowanie przejrzystości i zgodności z przepisami prawa o archiwizacji. Takie działania są zgodne ze standardami branżowymi, które wskazują na konieczność odpowiedzialności i staranności w zarządzaniu dokumentacją.
Decyzja o braku dokumentacji nie może być podejmowana przez kierownika komórki posiadającej te dokumenty, ponieważ to może prowadzić do chaosu w zarządzaniu dokumentacją i naruszenia przepisów prawa. Kierownik nie ma uprawnień do samodzielnego podejmowania decyzji o brakowaniu, co może skutkować nieodwracalnymi stratami historycznymi lub prawnymi dla jednostki. Archiwista zakładowy na postawie spisu zdawczo-odbiorczego również nie ma kompetencji do wydawania zgody na brakowanie dokumentów, ponieważ jego rola koncentruje się głównie na ewidencjonowaniu, klasyfikowaniu i przechowywaniu dokumentacji, a nie na podejmowaniu decyzji o ich likwidacji. Wreszcie, dyrektor jednostki organizacyjnej nie ma uprawnień do samodzielnego decydowania o brakowaniu bez konsultacji z archiwum państwowym. Każda decyzja o brakowaniu musi być zgodna z odpowiednimi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi, które wymagają, aby wniosek o brakowanie był składany do dyrektora archiwum państwowego. Takie podejście jest zgodne z najlepszymi praktykami branżowymi, które kładą nacisk na odpowiedzialność i kontrolę w zarządzaniu dokumentacją. Niewłaściwe zarządzanie dokumentacją może prowadzić do naruszenia prawa, a także utraty ważnych danych, co w dłuższej perspektywie może być kosztowne i szkodliwe dla organizacji.