Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór dyrektora archiwum państwowego, ministra kultury lub naczelnego dyrektora archiwów państwowych jako osoby odpowiedzialnej za wydawanie zgody na udostępnianie akt w archiwum zakładowym odzwierciedla pewne nieporozumienia dotyczące struktury organizacyjnej archiwów w Polsce. Dyrektor archiwum państwowego właściwego dla jednostki zajmuje się głównie nadzorem i kontrolą nad zasobami archiwalnymi w regionie, a nie bezpośrednim podejmowaniem decyzji o udostępnianiu dokumentów w archiwach zakładowych. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych również mają swoje specyficzne kompetencje i zadania, które nie obejmują szczegółowego zarządzania dokumentacją na poziomie jednostek zakładowych. Typowym błędem jest myślenie, że wyższy szczebel zarządzania ma automatycznie obowiązek zajmować się wszystkimi aspektami udostępniania akt. W praktyce kładzie się duży nacisk na to, aby decyzje w sprawie dostępu do dokumentów były podejmowane przez osoby, które mają najlepszą wiedzę na temat specyfiki jednostki i jej zasobów. Takie podejście zapewnia nie tylko efektywność, ale również zgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony informacji oraz zarządzania dokumentacją, co jest niezbędne w kontekście archiwizacji w Polsce.