Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Odpowiedzi wskazujące na inne terminy, jak 31 stycznia, 30 czerwca czy 30 września następnego roku po roku sprawozdawczym, są niepoprawne z kilku powodów. Wybór daty 31 stycznia sugeruje zbyt wczesny termin, co może być problematyczne dla archiwów, które potrzebują czasu na zebranie i zweryfikowanie pełnych danych z całego roku. Sprawozdania roczne wymagają dokładnych i rzetelnych informacji, które nie mogą być zebrane natychmiast po zakończeniu roku kalendarzowego. Dla wielu instytucji, szczególnie tych o dużej objętości akt, zebranie wszystkich niezbędnych danych do końca stycznia jest niewykonalne, co prowadzi do potencjalnych błędów i zafałszowań w raportach. Z kolei propozycje takie jak 30 czerwca czy 30 września są również problematyczne, ponieważ wydłużają czas oczekiwania na przetwarzanie i analizę danych. Dłuższy czas do sporządzenia sprawozdania może prowadzić do braku aktualności informacji w kontekście działań archiwum, co jest szczególnie istotne dla instytucji publicznych, które powinny regularnie informować społeczeństwo o swojej działalności. Zatem, wybór 31 marca jako terminu końcowego jest zgodny z zasadami efektywnego zarządzania archiwami, zapewniając równowagę pomiędzy czasem potrzebnym na analizę danych a koniecznością ich terminowego przedstawienia.