Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Modyfikacje w wykazie akt dotyczące wprowadzenia dodatkowych symboli oraz haseł klasyfikacyjnych mogą zostać zrealizowane w porozumieniu
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "z dyrektorem właściwego archiwum państwowego" jest prawidłowa, ponieważ wprowadzenie zmian w rzeczowym wykazie akt wymaga współpracy z odpowiednim organem archiwalnym, który odpowiada za nadzór nad dokumentacją w danej jednostce. Dyrektor archiwum państwowego ma odpowiednie kompetencje do zatwierdzania takich zmian, co zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami oraz standardami archiwizacyjnymi. W praktyce, aby na przykład zmienić lub dodać nowe symbole i hasła klasyfikacyjne, instytucja powinna przedstawić propozycję zmian dyrektorowi archiwum, który oceni ich zasadność oraz zgodność z klasyfikacją archiwalną. Współpraca ta jest kluczowa dla utrzymania porządku w dokumentacji oraz umożliwia archiwum monitorowanie i kontrolowanie jakości aktów przechowywanych w jednostkach. Standardy archiwalne, takie jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają znaczenie właściwego nadzoru i regulacji w zakresie tworzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów.
Odpowiedzi sugerujące dokonanie zmian w porozumieniu z pracownikiem archiwum zakładowego, kierownikiem komórki organizacyjnej proponującej zmiany lub przedstawicielem jednostki nadzorującej instytucję są niepoprawne, ponieważ pomijają kluczowy element, jakim jest właściwa autoryzacja ze strony dyrektora archiwum państwowego. Pracownicy archiwum zakładowego często nie mają wystarczających uprawnień, aby wprowadzać zmiany w rzeczowym wykazie akt na poziomie, który wymaga oficjalnego zatwierdzenia. Z ich strony może nastąpić jedynie inicjatywa lub konsultacja, ale to dyrektor archiwum posiada decyzyjność. W przypadku kierownika komórki organizacyjnej proponującego zmiany, jego rola również jest ograniczona do zgłaszania potrzeb, które nie mogą być zrealizowane bez właściwego nadzoru archiwalnego. Z kolei przedstawiciele jednostek nadzorujących instytucję mogą jedynie monitorować i oceniać działalność, ale nie zajmują się bezpośrednim zatwierdzaniem zmian w dokumentacji archiwalnej. Dlatego kluczowym błędem jest przekonanie, że zmiany mogą być wprowadzone bez formalnej zgody instytucji archiwalnej, co narusza zasady zarządzania dokumentacją oraz może prowadzić do braku zgodności z normami i przepisami prawnymi. W praktyce, każdy krok w kierunku modyfikacji dokumentacji powinien być ściśle dokumentowany i zatwierdzany przez odpowiednie organy, aby zapewnić integralność i rzetelność zarządzania aktami.