Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Znak sprawy, który zawiera symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, nie jest błędny, ale nie stanowi pełnej identyfikacji sprawy. Oznaczenie sprawy za pomocą symbolu klasyfikacyjnego jest istotne, ponieważ umożliwia przypisanie dokumentów do określonych kategorii tematycznych. Niemniej jednak, sam symbol klasyfikacyjny nie jest wystarczający, aby skutecznie zarządzać dokumentacją. Podobnie, znak komórki organizacyjnej może być użyteczny w kontekście określenia, która jednostka jest odpowiedzialna za daną sprawę, lecz brak numeru z rejestru korespondencji ogranicza zdolność do śledzenia korespondencji. Kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw, również nie jest wystarczającym elementem identyfikacyjnym, gdyż nie łączy się on bezpośrednio z rzeczywistym przebiegiem korespondencji. Typowe błędy myślowe prowadzące do takich niepoprawnych wniosków często wynikają z niezrozumienia hierarchii informacji w dokumentacji. Kluczowe jest, aby rozumieć, że każda sprawa wymaga kompleksowego systemu identyfikacji, który uwzględnia zarówno klasyfikację, jak i możliwość śledzenia korespondencji, co stanowi fundament dobrego zarządzania dokumentacją w każdej organizacji.