Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Zniszczenie dokumentów niearchiwalnych stworzonych przez centralny organ administracji rządowej z siedzibą w Warszawie, ma miejsce po uzyskaniu zgody na ich wybrakowanie, która jest wydawana przez
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź wskazująca na Dyrektora Archiwum Akt Nowych jako osobę odpowiedzialną za wyrażenie zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez centralny organ administracji rządowej jest prawidłowa, ponieważ to właśnie Archiwum Akt Nowych pełni kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją państwową. W myśl przepisów prawa, to właśnie Dyrektor Archiwum Akt Nowych, zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ma kompetencje do podejmowania decyzji dotyczących wybrakowania dokumentów, które nie mają wartości archiwalnej. W praktyce, proces ten obejmuje analizę dokumentów pod kątem ich wartości historycznej, prawniczej oraz administracyjnej. Przykładowo, przy podejmowaniu decyzji o zniszczeniu dokumentów, ocenia się nie tylko ich znaczenie w kontekście działalności administracji, ale również potencjalne zapotrzebowanie na nie w przyszłości. Tego typu działania są zgodne z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją, które podkreślają znaczenie selektywnego archiwizowania zasobów i efektywnego zarządzania nimi.
Wybór odpowiedzi sugerującej Dyrektora Centralnego Archiwum Administracji Rządowej, Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub Dyrektora Archiwum Państwowego w Warszawie jako właściwego organu do wyrażenia zgody na wybrakowanie dokumentów niearchiwalnych wskazuje na niepełne zrozumienie obowiązków i odpowiedzialności tych instytucji w kontekście zarządzania dokumentacją. Dyrektor Centralnego Archiwum Administracji Rządowej nie ma bezpośrednich uprawnień do decydowania o zniszczeniu dokumentów wytworzonych przez inne organy, ponieważ jego rola ogranicza się głównie do koordynacji działań w zakresie archiwizacji i nie dotyczy bezpośrednio procesu wybrakowania. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych pełni funkcję nadzorczą nad całym systemem archiwalnym w Polsce, ale również nie jest bezpośrednio odpowiedzialny za podejmowanie decyzji o wybrakowaniu konkretnej dokumentacji. Podobnie, Dyrektor Archiwum Państwowego w Warszawie, choć posiada wiedzę o lokalnych zasobach archiwalnych, nie jest właściwym organem w przypadku centralnych organów administracji rządowej. W kontekście archiwizacji, kluczowe jest zrozumienie, że każdy organ administracji posiada swoją hierarchię i odpowiedzialność, co wpływa na procesy zarządzania dokumentami. Błędem jest mylenie kompetencji pomiędzy różnymi instytucjami oraz ich funkcji, co może prowadzić do nieprawidłowego zarządzania dokumentacją i potencjalnych strat cennych informacji.