Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Odpowiedzi, które sugerują, że jednostka archiwalna w dobrym stanie nie może być udostępniana, opierają się na błędnym założeniu, że każdy stan fizyczny wymaga ograniczeń w dostępie. Pomocne jest zrozumienie, że stan 'dobry' oznacza, iż materiał nie wymaga dodatkowej konserwacji ani specjalnych środków ochronnych, co z zasady powinno sprzyjać jego udostępnieniu. Ograniczenia w udostępnianiu jednostek archiwalnych powinny być stosowane tylko w przypadkach, gdy materiały są uszkodzone lub mogą stanowić ryzyko dla zdrowia użytkowników, co nie ma miejsca w przypadku jednostek w dobrym stanie fizycznym. Ponadto, odpowiedzi sugerujące, że wymagane jest zezwolenie dyrektora na udostępnianie materiałów w dobrym stanie, mogą wynikać z nieporozumienia dotyczącego polityki archiwalnej. W rzeczywistości, zasady dotyczące dostępu do archiwów powinny być przejrzyste i oparte na stanie jednostek, a nie na potrzebie dodatkowego nadzoru w przypadku materiałów, które są odpowiednio zachowane. Kluczowe jest, aby archiwa były miejscami dostępu do informacji, a nie wyłącznie przechowalniami, co oznacza, że zachowanie odpowiedniego stanu fizycznego jednostek archiwalnych powinno być zachętą do ich udostępniania, a nie ograniczeniem.