Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Podejście do uporządkowania dokumentacji archiwalnej według numerów dziennika podawczego jest niewłaściwe, ponieważ stworzenie takiego porządku nie odzwierciedla faktycznego przebiegu zdarzeń ani chronologii sprawy. Numery dziennika są przyznawane w momencie rejestrowania dokumentu, co może nie mieć związku z datą jego powstania czy ważności. Uporządkowanie według klasyfikacji alfabetycznej również wprowadza zamieszanie, gdyż nie uwzględnia naturalnego rozwoju sprawy i może prowadzić do trudności w odnalezieniu dokumentów związanych z określonym zdarzeniem. Klasyfikacja alfabetyczna jest bardziej odpowiednia do organizacji zasobów, które można podzielić na kategorie na podstawie ich nazwy, ale nie sprawdza się w przypadku akt, w których czas ma kluczowe znaczenie. Uporządkowanie według klas jednolitego rzeczowego wykazu akt, mimo że dostarcza struktury do organizacji dokumentów, nie zastępuje potrzeby zachowania kontekstu czasowego. W praktyce, błędne podejście do uporządkowania dokumentów może prowadzić do znacznych utrudnień w zakresie zarządzania informacją oraz skutków prawnych, gdyż może zafałszować rzeczywisty obraz przebiegu sprawy.