Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Materiały archiwalne (kat. A) w aktach konkretnej sprawy powinny być zorganizowane
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź chronologicznie jest prawidłowa, ponieważ dokumentacja archiwalna, w tym materiały w ramach akt sprawy, powinna być uporządkowana według daty, co ułatwia ich przeszukiwanie oraz zapewnia logiczny porządek w procesie archiwizacji. Uporządkowanie chronologiczne pozwala na śledzenie przebiegu sprawy w czasie oraz szybsze odnalezienie informacji związanych z danym wydarzeniem lub decyzją. Zastosowanie takiego podejścia jest zgodne z wytycznymi zawartymi w normach ISO dotyczących zarządzania dokumentacją, które zalecają, aby w przypadku dokumentów archiwalnych utrzymywać porządek, który odzwierciedla ich rozwój. Na przykład, w przypadku sprawy sądowej, uporządkowanie dokumentów chronologicznie może zawierać kolejno datowane pisma, postanowienia oraz inne dowody, co pozwala na łatwe odtworzenie sekwencji zdarzeń. Dzięki temu archiwiści oraz osoby zarządzające dokumentacją mogą skuteczniej prowadzić analizy lub przygotowywać raporty na podstawie zebranych danych.
Podejście do uporządkowania dokumentacji archiwalnej według numerów dziennika podawczego jest niewłaściwe, ponieważ stworzenie takiego porządku nie odzwierciedla faktycznego przebiegu zdarzeń ani chronologii sprawy. Numery dziennika są przyznawane w momencie rejestrowania dokumentu, co może nie mieć związku z datą jego powstania czy ważności. Uporządkowanie według klasyfikacji alfabetycznej również wprowadza zamieszanie, gdyż nie uwzględnia naturalnego rozwoju sprawy i może prowadzić do trudności w odnalezieniu dokumentów związanych z określonym zdarzeniem. Klasyfikacja alfabetyczna jest bardziej odpowiednia do organizacji zasobów, które można podzielić na kategorie na podstawie ich nazwy, ale nie sprawdza się w przypadku akt, w których czas ma kluczowe znaczenie. Uporządkowanie według klas jednolitego rzeczowego wykazu akt, mimo że dostarcza struktury do organizacji dokumentów, nie zastępuje potrzeby zachowania kontekstu czasowego. W praktyce, błędne podejście do uporządkowania dokumentów może prowadzić do znacznych utrudnień w zakresie zarządzania informacją oraz skutków prawnych, gdyż może zafałszować rzeczywisty obraz przebiegu sprawy.