Który z poniższych elementów nie jest częścią procesu digitalizacji archiwaliów?
Przechowywanie dokumentu w klimatyzowanym pomieszczeniu nie jest częścią samego procesu digitalizacji, tylko elementem ochrony i konserwacji zasobu archiwalnego. To ważne rozróżnienie. Digitalizacja polega na przeniesieniu treści lub obrazu dokumentu do postaci cyfrowej oraz przygotowaniu tej kopii do dalszego użycia w systemie. W praktyce obejmuje to np. skanowanie akt, wykonanie fotografii cyfrowej mapy, kontrolę jakości obrazu, zapis pliku w odpowiednim formacie, nadanie metadanych, indeksowanie oraz powiązanie pliku z opisem w bazie danych. Moim zdaniem najłatwiej zapamiętać to tak: digitalizacja dotyczy cyfrowego odwzorowania i obsługi danych, a klimatyzowane pomieszczenie dotyczy fizycznego bezpieczeństwa oryginału. Dobre praktyki branżowe, np. zalecenia dotyczące digitalizacji materiałów archiwalnych, podkreślają też kontrolę rozdzielczości, głębi bitowej, formatów takich jak TIFF dla kopii wzorcowej czy PDF/A albo JPEG do udostępniania. Oryginał oczywiście powinien być przechowywany w stabilnych warunkach temperatury i wilgotności, bo papier, pergamin czy fotografie źle znoszą wahania klimatu. Ale to jest etap zabezpieczania zbiorów, nie czynność digitalizacyjna jako taka.
W tym pytaniu łatwo pomylić digitalizację z ogólną opieką nad archiwaliami. Utworzenie kopii cyfrowej dokumentu jest podstawową czynnością digitalizacyjną, bo bez niej nie ma cyfrowego odwzorowania oryginału. Może to być skan, zdjęcie wykonane aparatem reprograficznym albo zapis dźwięku z nośnika analogowego. Ważna jest tu jakość pliku, rozdzielczość, odwzorowanie kolorów i kontrola, czy obraz nie jest ucięty albo przekrzywiony. Indeksowanie i opisanie dokumentu w systemie też należy do procesu, bo sama paczka plików bez metadanych jest mało użyteczna. W archiwistyce opis, sygnatura, daty skrajne, twórca dokumentacji czy słowa kluczowe pozwalają użytkownikowi realnie odnaleźć materiał. Z mojego doświadczenia wynika, że uczniowie często myślą: skoro dokument jest w archiwum, to wszystko wokół niego jest digitalizacją. No nie do końca. Konwersja pliku cyfrowego na format zgodny z systemem również jest normalnym etapem pracy technicznej, np. gdy tworzy się kopię użytkową z pliku wzorcowego albo przygotowuje format do repozytorium. Natomiast przechowywanie dokumentu w klimatyzowanym pomieszczeniu dotyczy warunków magazynowych i profilaktyki konserwatorskiej. To bardzo potrzebne, szczególnie przy papierze kwaśnym, fotografiach czy taśmach magnetycznych, ale nie tworzy kopii cyfrowej, nie nadaje metadanych i nie przygotowuje pliku do systemu. Dlatego nie należy wrzucać do jednego worka konserwacji, ewidencji i digitalizacji, choć w prawdziwym archiwum te obszary często się spotykają.