Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Rodzaje dokumentacji Zasady archiwalne
Zespół dokumentów stworzonych przez jedną kancelarię, która nie przeszła zmian organizacyjnych, powinien być określany mianem zespołu archiwalnego?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "prosty" jest poprawna, ponieważ termin ten odnosi się do zespołu archiwalnego składającego się z dokumentów wytworzonych przez jedną kancelarię, które nie podlegały żadnym zmianom organizacyjnym. W archiwistyce zespół archiwalny prosty charakteryzuje się jednolitością źródłową, co oznacza, że wszystkie dokumenty pochodzą z tego samego miejsca i są powiązane ze sobą tematycznie oraz chronologicznie. Istotne jest, że brak zmian organizacyjnych umożliwia łatwiejsze zarządzanie dokumentami, ich klasyfikację oraz udostępnianie. Przykładem mogą być akta sprawy rozwodowej prowadzone w jednej kancelarii prawnej, które zachowują swoją integralność i są przechowywane razem jako spójny zespół. W praktyce, klasyfikacja dokumentów w zespole archiwalnym prostym ułatwia nie tylko proces archiwizacji, ale również późniejsze wyszukiwanie i analizowanie danych, co jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentami.