Odpowiedź 5 lat jest zgodna z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., które zwraca uwagę na konieczność regularnego przeglądu i wykonywania kopii bezpieczeństwa nośników informatycznych przekazywanych do archiwum. Przegląd takich nośników co pięć lat pozwala na identyfikację potencjalnych problemów, takich jak uszkodzenia fizyczne, degradacja danych lub niekompatybilność formatów. Praktycznym przykładem może być sytuacja, gdy firma archiwizuje ważne dokumenty elektroniczne, takie jak umowy czy raporty finansowe. Regularne wykonywanie kopii zapasowych co pięć lat pozwala na zapewnienie integralności tych danych oraz ich dostępności w przypadku awarii. W kontekście dobrych praktyk, wiele organizacji stosuje politykę zarządzania danymi, której elementem jest cykliczny audyt stanu danych oraz strategia ich archiwizacji, co sprowadza się do przeglądów w odpowiednich odstępach czasowych. Działania te są zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją oraz najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych.
Odpowiedzi wskazujące na dłuższe okresy czasu, takie jak 7, 10 czy 12 lat, są niepoprawne, ponieważ nie uwzględniają wymogów określonych w rozporządzeniu. Wydłużenie tego okresu do 7 lat może prowadzić do nieaktualności archiwizowanych danych, co jest szczególnie problematyczne w dynamicznie zmieniającym się środowisku technologicznym. Z kolei 10 lub 12-letni okres przeglądu może zwiększać ryzyko utraty danych, gdyż przez tak długi czas nośniki mogą ulegać uszkodzeniom, a także pojawiają się nowe technologie, które mogą sprawić, że starsze formaty staną się nieczytelne. Istnienie takich nieaktualnych danych w archiwum może prowadzić do nieefektywności w zarządzaniu informacjami oraz zwiększać koszty związane z ich przechowywaniem. Ponadto, nieprzestrzeganie tych regulacji może skutkować konsekwencjami prawnymi oraz utratą zaufania ze strony klientów i partnerów biznesowych. Ważne jest, aby organizacje dostosowywały się do określonych przepisów i przyjęły proaktywne podejście do zarządzania swoimi danymi, co z kolei zwiększa ich bezpieczeństwo i integralność.