Nośniki danych informatycznych przekazywane do archiwum zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącego instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz zasad organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych powinny być poddawane przeglądowi oraz tworzeniu kopii zapasowej nie rzadziej niż co
Odpowiedź, że przegląd powinien być co 5 lat, jest całkiem ok. To, co mówi rozporządzenie z 2011 roku, zwraca uwagę na konieczność regularnych przeglądów nośników informatycznych, które są przekazywane do archiwum. Co pięć lat możemy wykryć różne problemy, na przykład jakieś uszkodzenia fizyczne czy degradację danych. Wyobraź sobie firmę, która archiwizuje ważne umowy czy raporty finansowe – gdyby nie robiła tych przeglądów, mogłoby się okazać, że coś poszło nie tak i dane przepadły. Wiele organizacji ma różne polityki zarządzania danymi, a audyty stanu danych to część tego wszystkiego. To wszystko mieści się w ramach dobrych praktyk i norm ISO 15489, które mówią, jak zarządzać dokumentacją. To, że przeglądy odbywają się regularnie, to klucz do zachowania integralności danych.
Odpowiedzi, które mówią o dłuższych okresach, jak 7, 10 czy 12 lat, są do bani, bo zupełnie nie zgadzają się z przepisami. Jeśli wydłużymy ten czas do 7 lat, to może się okazać, że archiwizowane dane będą nieaktualne, a to może być problem, zwłaszcza w tak szybko zmieniającym się świecie technologii. 10 czy 12 lat to jeszcze większe ryzyko utraty danych – nośniki mogą się uszkodzić, a nowe technologie mogą sprawić, że starsze formaty będą nieczytelne. Trzymanie takich starych danych w archiwum jest nieefektywne i może zwiększać koszty ich przechowywania. Nieprzestrzeganie tych regulacji to też poważny kłopot, bo może prowadzić do konsekwencji prawnych i utraty zaufania klientów. Dlatego ważne jest, żeby organizacje dostosowywały się do przepisów i miały proaktywne podejście do zarządzania danymi, co poprawi ich bezpieczeństwo.