Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Kartotekowy wykaz nagrań dźwiękowych nie jest podstawą do sporządzenia
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'protokół brakowania' jest prawidłowa, ponieważ inwentarz kartkowy nagrań dźwiękowych nie jest wystarczającym dokumentem do sporządzenia protokołu brakowania. Protokół brakowania jest formalnym dokumentem, który wymaga dokładnych informacji o przedmiotach, które mają być wycofane z użycia lub zniszczone. Zwykle sporządza się go na podstawie pełnej dokumentacji, która potwierdza stan poszczególnych elementów w inwentarzu. Inwentarz kartkowy, jako forma zapisów, często nie zawiera wystarczających danych o stanie technicznym czy historycznym nagrań, co czyni go nieodpowiednim źródłem do dokonywania formalnych zapisów brakowania. Przykładem może być sytuacja, w której nagranie ma uszkodzenia, ale nie jest to udokumentowane w inwentarzu kartkowym, co prowadzi do błędnych decyzji dotyczących brakowania. W standardach dotyczących zarządzania zasobami archiwalnymi oraz informacyjnymi, takich jak ISO 15489 czy normy dotyczące archiwizacji, podkreśla się znaczenie rzetelnych i komplementarnych informacji do podejmowania decyzji o usunięciu zasobów.
Inwentarz kartkowy nagrań dźwiękowych, choć jest użytecznym narzędziem do zarządzania zbiorami, nie jest wystarczającą podstawą do sporządzenia wielu formalnych dokumentów, w tym inwentarza książkowego, indeksu osobowego czy katalogu rzeczowego. Inwentarz książkowy zazwyczaj wymaga bardziej szczegółowego podejścia, które obejmuje klasyfikację i systematyzację danych, co nie jest możliwe w przypadku prostego inwentarza kartkowego. Indeks osobowy z kolei wiąże się z tworzeniem bazy danych, w której osoby są klasyfikowane i zorganizowane w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie, co również nie może być zrealizowane wyłącznie na podstawie kartkowych zapisów. Katalog rzeczowy wymaga zdefiniowanych kategorii i pełnych opisów przedmiotów, co oznacza, że inwentarz kartkowy, który może być jedynie zbiorem podstawowych informacji, jest niewystarczający. Problemy z interpretacją inwentarza kartkowego mogą prowadzić do błędów w zarządzaniu zasobami, takich jak niewłaściwe brakowanie, co negatywnie wpływa na organizację oraz jej efektywność. Warto podkreślić, że dobre praktyki w zakresie zarządzania dokumentami i zasobami podkreślają znaczenie wnikliwej analizy danych i tworzenia pełnej dokumentacji, co jest kluczowe dla zachowania integralności zbiorów oraz zgodności z obowiązującymi standardami.