Katalog zawierający wszystkie pieczęcie przechowywane w archiwum jest uporządkowany według
Właściwe usystematyzowanie inwentarza pieczęci w archiwum według nazw i imion własnych właścicieli jest zgodne z praktykami archiwizacyjnymi, które kładą szczególny nacisk na identyfikację podmiotów związanych z danymi dokumentami. Taki sposób klasyfikacji ułatwia nie tylko odnalezienie konkretnego odcisku, ale także pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu historycznego, w jakim dany właściciel funkcjonował. Na przykład, w przypadku pieczęci królewskich, ich przypisanie do konkretnego monarchi może dostarczyć cennych informacji o okresie, z którego pochodzi dany artefakt. Ponadto, organizowanie zbiorów według właścicieli sprzyja realizacji standardów międzynarodowych, takich jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które rekomendują jasno zdefiniowane zasady dotyczące opisu zbiorów archiwalnych. Takie podejście nie tylko ułatwia zarządzanie zbiorami, ale również zwiększa ich dostępność dla badaczy oraz osób zainteresowanych historią i kulturą, co jest kluczowe w pracy archiwisty.
Klasyfikowanie inwentarza pieczęci według daty wykonania odcisku, haseł widocznych na wizerunkach czy wielkości inwentaryzowanego odcisku nie odpowiada najlepszym praktykom archiwizacyjnym. Przede wszystkim, podejście oparte na dacie wykonania nie uwzględnia kontekstu społecznego i historycznego związku z właścicielem pieczęci. Data może być istotna, ale sama w sobie nie pozwala na zrozumienie, kto był użytkownikiem pieczęci oraz jakie miały one znaczenie w danym okresie. Klasyfikacja według haseł na wizerunkach może prowadzić do zniekształceń w interpretacji, ponieważ nie każde hasło jest jednoznaczne, a jego znaczenie może zmieniać się w zależności od kontekstu. Z kolei klasyfikacja według wielkości pieczęci nie prowadzi do logicznego uporządkowania, ponieważ rozmiar odcisku nie ma rzeczywistego związku z jego funkcją czy wartością archiwalną. Te metody klasyfikacji mogą prowadzić do trudności w wyszukiwaniu i identyfikacji pieczęci, przez co użytkownicy mogą mieć problemy z dostępem do poszukiwanych informacji. W archiwistyce kluczowa jest zasada, że wszystkie dokumenty powinny być opisywane w kontekście ich twórcy lub właściciela, co zapewnia pełniejsze zrozumienie ich znaczenia i miejsca w historii.