Inwentarz realny zespołu archiwalnego odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją, umożliwiając efektywne śledzenie oraz zarządzanie jednostkami archiwalnymi przechowywanymi w danym archiwum. Odpowiedź o wszystkich jednostkach archiwalnych danego zespołu przechowywanych w konkretnym archiwum jest prawidłowa, ponieważ inwentarz realny jest narzędziem, które szczegółowo dokumentuje zasoby danego archiwum, a tym samym dostarcza informacji potrzebnych do lokalizacji, ochrony oraz udostępniania tych zasobów. W praktyce, taki inwentarz może być nieoceniony w przypadku badań genealogicznych czy historycznych, gdzie użytkownicy mogą być zainteresowani konkretnością i lokalizacją dokumentów. Standardy branżowe, takie jak ISAD(G) (Międzynarodowy standard opisu archiwalnego), wskazują na konieczność precyzyjnego dokumentowania jednostek archiwalnych w celu zapewnienia ich dostępności oraz odpowiedniego zarządzania na poziomie lokalnym.
Wybór odpowiedzi związanej z tytułem, datami i uwagami dotyczącymi jednostek archiwalnych nie uwzględnia istoty inwentarza realnego, który ma na celu bardziej kompleksowe podejście do zarządzania archiwaliami. Choć tytuły i daty są istotnymi elementami, to w kontekście inwentarza realnego, kluczowe jest odniesienie do fizycznych jednostek archiwalnych i ich lokalizacji. Inna odpowiedź, mówiąca o jednostkach archiwalnych w różnych archiwach, wprowadza w błąd, ponieważ inwentarz realny odnosi się tylko do zasobów w obrębie konkretnego archiwum, co jest zgodne z praktykami archiwalnymi określonymi w standardach takich jak ISAD(G). Stąd ta koncepcja wykracza poza ramy inwentarza realnego, wprowadzając zamieszanie między lokalizacją a typologią dokumentów. Podobnie, odpowiedź dotycząca zawartości poszczególnych jednostek archiwalnych myli lokalizację jednostek z ich zawartością. Chociaż opisywanie zawartości jest ważne, inwentarz realny akcentuje aspekt zarządzania danymi o dostępnych zasobach w danym archiwum, co czyni go podstawowym dokumentem w praktykach archiwalnych.