Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Jak często powinny być wykonywane przeglądy płyt CD zawierających dokumentację elektroniczną?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Przegląd płyt CD zawierających dokumentację elektroniczną co pięć lat jest zalecany zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania informacją oraz standardami archiwizacji. Taki okres jest uzasadniony, ponieważ pozwala na regularne aktualizowanie informacji oraz zapewnienie, że dokumentacja pozostaje w odpowiedniej formie przez długi czas. W ciągu pięciu lat technologie mogą się zmieniać, a formaty plików mogą stać się przestarzałe, co sprawia, że konieczne jest ponowne sprawdzenie i, w razie potrzeby, migracja danych do nowszych nośników lub formatów. Przykładowo, organizacje często stosują ten cykl przeglądów, aby upewnić się, że ich dokumentacja jest zgodna z aktualnymi regulacjami prawnymi oraz wymaganiami branżowymi, takimi jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją. Regularne przeglądy pomagają także w identyfikacji i eliminacji nieaktualnych lub niepotrzebnych informacji, co przyczynia się do zwiększenia efektywności zarządzania danymi.
Odpowiedzi sugerujące przegląd dokumentacji co rok, co pół roku lub co dwa lata nie uwzględniają rzeczywistych potrzeb związanych z zarządzaniem dokumentacją elektroniczną. Przegląd co rok może być zbyt częsty, co generuje dodatkowe koszty i zasoby, a jednocześnie nie zapewnia znacznych korzyści w kontekście aktualizacji danych. Co pół roku, z kolei, jest podejściem skrajnym, które rzadko jest uzasadnione, biorąc pod uwagę, że zmiany w dokumentacji oraz technologie mogą nie wymagać tak częstych przeglądów. Takie podejście może prowadzić do zmęczenia materiału i deprecjacji wartości informacji, ponieważ proces przeglądu staje się rutynowy i nieprzemyślany. Przegląd co dwa lata, choć zbliżony do pięcioletniego interwału, nie uwzględnia wszystkich zmieniających się wymagań branżowych, które mogą wystąpić w krótszym okresie. W praktyce, organizacje powinny dążyć do harmonizacji przeglądów z cyklami aktualizacji technologii oraz z wymaganiami prawnymi. Właściwe podejście do zarządzania dokumentacją powinno opierać się na analizie ryzyka, co podkreśla znaczenie przeglądów co pięć lat, które są bardziej zrównoważone i efektywne w dłuższym okresie.