Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Odpowiedzi sugerujące przegląd dokumentacji co rok, co pół roku lub co dwa lata nie uwzględniają rzeczywistych potrzeb związanych z zarządzaniem dokumentacją elektroniczną. Przegląd co rok może być zbyt częsty, co generuje dodatkowe koszty i zasoby, a jednocześnie nie zapewnia znacznych korzyści w kontekście aktualizacji danych. Co pół roku, z kolei, jest podejściem skrajnym, które rzadko jest uzasadnione, biorąc pod uwagę, że zmiany w dokumentacji oraz technologie mogą nie wymagać tak częstych przeglądów. Takie podejście może prowadzić do zmęczenia materiału i deprecjacji wartości informacji, ponieważ proces przeglądu staje się rutynowy i nieprzemyślany. Przegląd co dwa lata, choć zbliżony do pięcioletniego interwału, nie uwzględnia wszystkich zmieniających się wymagań branżowych, które mogą wystąpić w krótszym okresie. W praktyce, organizacje powinny dążyć do harmonizacji przeglądów z cyklami aktualizacji technologii oraz z wymaganiami prawnymi. Właściwe podejście do zarządzania dokumentacją powinno opierać się na analizie ryzyka, co podkreśla znaczenie przeglądów co pięć lat, które są bardziej zrównoważone i efektywne w dłuższym okresie.