Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
W jaki sposób określa się układ archiwum, w którym do stworzenia schematu struktury zastosowano organizacyjny wzór twórcy aktów?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Układ zespołu archiwalnego określany jako strukturalno-rzeczowy bazuje na schemacie organizacyjnym aktotwórcy, co oznacza, że struktura dokumentacji jest bezpośrednio powiązana z organizacją, która ją wytwarza. Taki układ umożliwia łatwiejszą lokalizację i identyfikację dokumentów, ponieważ odzwierciedla hierarchię oraz funkcje organizacyjne. Jako przykład można wskazać archiwa instytucji publicznych, gdzie dokumenty są klasyfikowane według działów i wydziałów, co jest zgodne z praktykami zarządzania dokumentacją, które preferują przejrzystość i efektywność w dostępie do informacji. Strukturalno-rzeczowy układ jest zgodny z normami ISO 15489, które określają standardy zarządzania dokumentacją i archiwizacją. Zastosowanie tego podejścia sprzyja także utrzymaniu spójności w procesach archiwalnych, co jest kluczowe dla długoterminowego przechowywania i ochrony wartościowych dokumentów.
Analizując pozostałe odpowiedzi, warto zauważyć, że układ rzeczywisty odnosi się do praktycznego zorganizowania dokumentów w archiwum, co jednak nie wiąże się bezpośrednio z innym schematem organizacyjnym aktotwórcy. Układ ten często nie uwzględnia kontekstu, w jakim dokumenty zostały stworzone, a jego efektywność może być ograniczona przez brak strukturalnego nadzoru. Z kolei układ kancelaryjny definiuje sposób, w jaki dokumenty są wytwarzane i obiegają w instytucji, jednak nie skupia się na ich długoterminowym zarządzaniu ani archiwizacji. Funkcyjny układ natomiast kładzie nacisk na funkcje i zadania wykonywane przez organizację, a nie bezpośrednio na jej strukturę. Te podejścia mogą prowadzić do nieefektywności w archiwizacji, ponieważ dokumenty mogą być trudne do zlokalizowania i klasyfikacji. Typowym błędem myślowym jest zakładanie, że jakiekolwiek zorganizowanie dokumentów wystarczy do ich skutecznej archiwizacji, podczas gdy kluczowym elementem jest ich zgodność z praktykami i strukturą organizacyjną instytucji. Zrozumienie różnicy między strukturą a funkcjami jest istotne dla efektywnego zarządzania dokumentacją.