Jak określa się proces usunięcia z dokumentacji materiałów, które straciły znaczenie praktyczne (czas przechowywania już minął)?
Brakowanie to tak naprawdę wywalenie dokumentów, które już nic nie znaczy i minął czas, kiedy można je trzymać. To ważne w kwestii zarządzania dokumentacją. Każda firma ma swoje zasady, które trzeba przestrzegać, jak to z dokumentami jest - po jakimś czasie musisz się ich pozbyć. Na przykład, dokumenty finansowe powinny być przechowywane tylko przez 5 lat, a potem można je zniszczyć, jeśli nie ma potrzeby ich kontrolować. Fajnie jest też mieć wszystko załatwione w dokumentach, żeby pokazać, że działasz zgodnie z przepisami. Dobrym pomysłem jest tworzenie harmonogramów brakowania, bo to ułatwia życie i porządkuje sprawy. Dzięki temu nie trzymasz niepotrzebnych papierów i masz więcej miejsca, a do tego zachowujesz bezpieczeństwo informacji. Jak dla mnie, to klucz do porządku w dokumentach.
Kwalifikacja, paginacja i systematyzacja to pojęcia związane z dokumentami, ale nie mają nic wspólnego z ich usuwaniem. Kwalifikacja oznacza sortowanie dokumentów według ich wartości, co można powiedzieć, że jest pierwszym krokiem przed brakowaniem, ale to jeszcze nie wyrzucanie. Paginacja to po prostu numerowanie stron w dokumentach, żeby łatwiej było znaleźć, co się szuka. Z kolei systematyzacja to organizowanie dokumentów w logiczny sposób, co też przydaje się w archiwizacji. Czasami można pomylić te terminy i myśleć, że dotyczą one usuwania, ale w rzeczywistości brakowanie to zupełnie inna sprawa, ważna w cyklu życia dokumentów. Dlatego warto wiedzieć, że brakowanie to inny proces niż organizacja i klasyfikacja dokumentów.