Na której karcie dokonano inwentaryzacji mapy?
D.
B.
A.
C.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2018 (arkusz A.64-X-18.01).
Odpowiedź A jest właściwa, bo to właśnie ta karta odpowiada zasadom inwentaryzacji materiału kartograficznego, czyli mapy. Przy opisie mapy nie wystarczy zwykły opis jak dla pisma czy teczki aktowej. Trzeba zwrócić uwagę na elementy typowe dla dokumentacji kartograficznej: tytuł lub nazwę mapy, obszar przedstawiony na mapie, skalę, datę opracowania albo wydania, autora lub instytucję sporządzającą, technikę wykonania, wymiary, stan zachowania oraz sygnaturę archiwalną. W dobrej praktyce archiwalnej takie informacje pozwalają później szybko odnaleźć obiekt i ocenić, czy nadaje się on do udostępniania, digitalizacji albo konserwacji. Moim zdaniem skala jest tu szczególnie ważna, bo od razu mówi, czy mapa pokazuje teren ogólnie, czy bardzo szczegółowo. Karta A spełnia więc funkcję pomocy ewidencyjnej dla dokumentacji kartograficznej, a nie tylko prostego spisu rzeczy. To jest zgodne z zasadą rzetelnego opisu archiwaliów i z praktyką stosowaną przy opracowywaniu zbiorów map, planów oraz atlasów.
Wybór innej karty niż A najczęściej wynika z pomylenia zwykłej ewidencji dokumentów z inwentaryzacją materiału kartograficznego. Mapa jest specyficznym rodzajem archiwalium, więc jej opis musi zawierać dane, których zwykle nie wpisuje się przy aktach sprawy albo przy dokumentacji ogólnej. Sama nazwa dokumentu, data wpływu czy numer kancelaryjny to za mało, ponieważ przy mapie kluczowe są też skala, zasięg terytorialny, forma graficzna, wymiary, technika wykonania i czasem także układ arkuszy. Z mojego doświadczenia uczniowie często patrzą tylko na to, czy karta ma rubrykę sygnatura albo tytuł, i na tej podstawie uznają ją za poprawną. To trochę za szybkie wnioskowanie. W archiwistyce opis ma być użyteczny dla późniejszego odszukania i identyfikacji obiektu, a przy mapach bez informacji kartograficznych robi się bałagan, no i trudno odróżnić podobne plany czy arkusze. Karty B, C i D można więc traktować jako formularze pasujące raczej do innych typów dokumentacji albo do uproszczonego spisu, ale nie do pełnej inwentaryzacji mapy. Poprawnym wyborem pozostaje A, bo uwzględnia specyfikę dokumentacji kartograficznej i odpowiada dobrym praktykom opisu archiwalnego.