Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Karty katalogowe dla dokumentacji technicznej, które znajdują się w archiwum inwestora, powinny być uporządkowane według
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Poprawna odpowiedź, czyli układ kart katalogowych według budów, obiektów i branż, jest zgodna z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją techniczną. Taki sposób organizacji umożliwia łatwe i szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, co jest kluczowe w procesie inwestycyjnym oraz podczas późniejszych prac konserwacyjnych czy modernizacyjnych. Ułożenie dokumentacji według kategorii budów czy branż pozwala na lepsze zarządzanie całym cyklem życia danego projektu, od etapu planowania, przez realizację, aż po eksploatację. Na przykład, w przypadku obiektów budowlanych, segregacja kart według branż, takich jak budownictwo ogólne, instalacje elektryczne czy sanitarno-hydrauliczne, umożliwia inżynierom i technikom szybkie odnalezienie właściwej dokumentacji w razie potrzeby. Ponadto, zgodność z normami ISO 9001 w zakresie zarządzania jakością dokumentacji podkreśla znaczenie systematyczności i przejrzystości w archiwizacji materiałów technicznych, co przekłada się na efektywność operacyjną całej organizacji.
Chociaż odpowiedzi takie jak ułożenie kart katalogowych według nazw firm, dat ukończenia inwestycji czy kolejnych numerów z księgi inwentarzowej mogą wydawać się sensowne, w praktyce nie są optymalnymi metodami organizacji dokumentacji technicznej. Ułożenie według nazw firm realizujących projekt może prowadzić do trudności w dostępie do właściwych informacji, szczególnie w przypadku projektów realizowanych przez wiele firm lub w sytuacji, gdy zmieniają się wykonawcy. Również segregacja dokumentacji według dat ukończenia inwestycji nie sprzyja efektywnemu zarządzaniu informacjami, ponieważ nie uwzględnia potrzeb związanych z bieżącą eksploatacją obiektów. Takie podejście może skutkować chaosem informacyjnym, gdzie znajdowanie istotnych dokumentów może zająć znacznie więcej czasu, co jest nieefektywne. Z kolei system numeracji według księgi inwentarzowej, choć ma swoje miejsce w inwentaryzacji, nie dostarcza informacji kontekstowych potrzebnych do szybkiego odnalezienia dokumentacji związanej z konkretnymi projektami czy obiektami. Właściwe podejście do archiwizacji dokumentacji technicznej powinno skupiać się na jej praktycznym zastosowaniu i użyteczności, co w przypadku badanych odpowiedzi nie jest spełnione.