Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Chociaż odpowiedzi takie jak ułożenie kart katalogowych według nazw firm, dat ukończenia inwestycji czy kolejnych numerów z księgi inwentarzowej mogą wydawać się sensowne, w praktyce nie są optymalnymi metodami organizacji dokumentacji technicznej. Ułożenie według nazw firm realizujących projekt może prowadzić do trudności w dostępie do właściwych informacji, szczególnie w przypadku projektów realizowanych przez wiele firm lub w sytuacji, gdy zmieniają się wykonawcy. Również segregacja dokumentacji według dat ukończenia inwestycji nie sprzyja efektywnemu zarządzaniu informacjami, ponieważ nie uwzględnia potrzeb związanych z bieżącą eksploatacją obiektów. Takie podejście może skutkować chaosem informacyjnym, gdzie znajdowanie istotnych dokumentów może zająć znacznie więcej czasu, co jest nieefektywne. Z kolei system numeracji według księgi inwentarzowej, choć ma swoje miejsce w inwentaryzacji, nie dostarcza informacji kontekstowych potrzebnych do szybkiego odnalezienia dokumentacji związanej z konkretnymi projektami czy obiektami. Właściwe podejście do archiwizacji dokumentacji technicznej powinno skupiać się na jej praktycznym zastosowaniu i użyteczności, co w przypadku badanych odpowiedzi nie jest spełnione.