Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Wybrakowanie dokumentacji, które nie jest związane z końcowym etapem porządkowania, odnosi się do procesu identyfikacji dokumentów, które nie są już potrzebne i mogą zostać zniszczone. To podejście jest istotne, ale nie kończy etapu porządkowania; wręcz przeciwnie, jest jego częścią, a nie zakończeniem. Konserwacja dokumentów, choć równie ważna, skupia się na zachowaniu fizycznym i ochronie materiałów przed uszkodzeniem, a nie na ich klasyfikacji i organizacji. Przepakowanie dokumentacji jest operacją logistyczną, która może być częścią procesu archiwizacji, ale nie kończy etapu porządkowania. Często mylenie tych pojęć wynika z niezrozumienia, że każdy z tych kroków ma swoją specyfikę oraz miejsce w procesie zarządzania dokumentacją. Proces porządkowania nie jest zakończony, dopóki dokumenty nie otrzymają odpowiednich sygnatur, co zapewnia ich przyszłą dostępność oraz zgodność z procedurami archiwizacyjnymi. Właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga zrozumienia tych różnic i stosowania się do uznanych standardów, by uniknąć chaosu informacyjnego oraz potencjalnych problemów prawnych.