Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Jaką czynność należy przeprowadzić w archiwum państwowym po otrzymaniu prawidłowo uporządkowanego i zewidencjonowanego zbioru fotografii?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Skontrum to kluczowa czynność w zarządzaniu archiwami, polegająca na weryfikacji stanu ewidencji zbiorów. Po przejęciu dobrze uporządkowanego i zewidencjonowanego zespołu fotografii, przeprowadzenie skontrum pozwala na potwierdzenie, że wszystkie elementy zbioru są zgodne z ewidencją oraz na identyfikację ewentualnych braków czy niezgodności. W praktyce skontrum polega na fizycznym porównaniu stanu zbioru z dokumentacją, co jest zgodne z zasadami dobrej praktyki archiwalnej, które zalecają regularne kontrole stanu zbiorów w celu zapewnienia ich integralności oraz bezpieczeństwa. Ważnym elementem skontrum jest również dokumentowanie wyników kontroli, co pozwala na dalsze zarządzanie zbiorami oraz podejmowanie decyzji dotyczących ich przechowywania i konserwacji. Przykładowo, w archiwum państwowym po przeprowadzeniu skontrum można zauważyć, które fotografie wymagają dodatkowej ochrony lub digitalizacji, co jest kluczowe w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego. Skontrum powinno być regularnie wykonywane, aby zapewnić, że zasoby archiwalne są w dobrym stanie oraz dostępne dla przyszłych pokoleń.
Kwalifikacja, brakowanie oraz uporządkowanie to procesy związane z zarządzaniem zbiorami w archiwum, jednak nie są one odpowiednie w kontekście postępowania po przejęciu zespołu fotografii. Kwalifikacja odnosi się do oceny wartości archiwalnej dokumentów i zbiorów, co jest kluczowe na etapie ich przyjmowania, ale nie jest zadaniem, które należy wykonać po już zakończonym procesie porządkowania i ewidencjonowania. Brakowanie natomiast oznacza proces usuwania zbiorów, które nie mają wartości archiwalnej. W kontekście przejęcia już zewidencjonowanego zespołu fotografii, brakowanie mogłoby prowadzić do utraty cennych dokumentów, co jest sprzeczne z zasadami ochrony dziedzictwa kulturowego. Uporządkowanie, mimo że jest istotnym krokiem w zarządzaniu zbiorami, powinno być przeprowadzane przed zewidencjonowaniem i nie jest wymagane po zakończeniu tych procesów. Praktyka archiwalna wskazuje, że każdy z tych procesów ma swoje miejsce w cyklu życia dokumentów, ale skontrum jest jedynym odpowiednim krokiem na etapie po przejęciu zbiorów, gdyż zapewnia ochronę i weryfikację stanu ewidencji, co jest kluczowe w kontekście zarządzania archiwami.