Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Wprowadzenie do kart inwentarzowych nagrań wymaga zrozumienia, jakie informacje są istotne dla ich właściwego zarządzania. Daty wykonania nagrania, imię i nazwisko wykonawcy oraz nazwa instytucji przekazującej nagranie to elementy, które bezpośrednio przyczyniają się do identyfikacji i klasyfikacji zasobu. Odpowiedź sugerująca, że daty wpisu do księgi nabytków są równie ważne, może prowadzić do nieporozumienia w zakresie funkcji karty inwentarzowej. Karta inwentarzowa służy przede wszystkim jako dokumentacja odnosząca się do zawartości nagrania, a nie do jego administracyjnej historii czy procedur związanych z jego nabyciem. Właściwe zrozumienie tego podziału jest kluczowe, aby nie wprowadzać zbędnych informacji, które mogłyby wprowadzić chaos w organizacji zasobów. Przykładem niepoprawnego podejścia jest mylenie funkcji karty inwentarzowej z funkcją księgi nabytków, co może prowadzić do nieefektywnego zarządzania kolekcjami. W dobrych praktykach archiwizacji i zarządzania zbiorami, karty inwentarzowe powinny być jasne, precyzyjne i zawierać tylko najistotniejsze dane. W przeciwnym razie, może to prowadzić do zniekształcenia obrazu zbiorów oraz utrudnić ich późniejsze przeszukiwanie i analizę.