Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Jaki typ dokumentu, w jego opisie zewnętrznym, powinien być wzbogacony o wskazanie nośnika danych?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "elektroniczny" jest poprawna, ponieważ w kontekście dokumentacji ważne jest, aby określić nośnik informacji, co w przypadku dokumentów elektronicznych oznacza format, w jakim są one przechowywane i udostępniane. Dokumenty elektroniczne mogą być zapisywane w różnych formatach, takich jak PDF, DOCX, czy HTML, co wpływa na sposób ich przetwarzania i dostępności. Określenie nośnika informacji jest kluczowe z perspektywy zarządzania danymi, archiwizacji oraz przestrzegania norm ochrony danych osobowych, takich jak RODO. W praktyce, organizacje muszą stosować standardy dotyczące przechowywania i zabezpieczania dokumentów elektronicznych, aby zapewnić ich integralność oraz dostępność. Dobre praktyki branżowe zalecają również regularną aktualizację formatów, aby uniknąć problemów związanych z niekompatybilnością systemów, co jest istotne w kontekście długoterminowego przechowywania informacji. Warto również zauważyć, że dokumenty elektroniczne mogą być poddawane różnym procesom automatyzacji, co zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją.
Wybór odpowiedzi "papierowy" jest mylny, ponieważ dokumenty papierowe nie wymagają określenia nośnika informacji w takim samym kontekście, jak dokumenty elektroniczne. W przypadku dokumentów papierowych nośnikiem jest sam papier, a dodatkowe określenia dotyczące formatu są zazwyczaj zbędne. Podobnie, odpowiedź "pergaminowy" również nie odnosi się do współczesnych praktyk zarządzania dokumentacją. Pergamin, jako materiał, był stosowany w przeszłości, ale w aktualnych standardach dokumentacji elektronicznej nie ma znaczenia. Z kolei odpowiedź "audiowizualny" odnosi się do dokumentów, które obejmują zarówno dźwięk, jak i obraz, co jest innym rodzajem dokumentacji, który również wymaga specyfikacji dotyczącej formatu, ale nie jest związany z klasyfikacją dokumentów w kontekście nośników informacji. Typowym błędem w myśleniu o dokumentach jest utożsamianie ich tylko z formą fizyczną. Współczesne podejście do zarządzania informacją uznaje, że różne formy dokumentów mają różne potrzeby i wymagają różnego rodzaju nośników informacji, co czyni odpowiedź "elektroniczny" kluczową w kontekście nowoczesnych standardów zarządzania dokumentacją.